Online - Prüfungen - Informationen zum Datenschutz gem. Art. 13 DSGVO

1. Allgemeines

Die Universität Ulm nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst, weshalb wir Sie an dieser Stelle gerne informieren, zu welchem Zweck die Universität im Rahmen von Online – Prüfungen Ihre Daten erhebt, speichert oder weiterleitet. Der Information können Sie auch entnehmen, welche Rechte Ihnen bezüglicher Ihrer personenbezogenen Daten zustehen.

2. Zweck, Umfang und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die personenbezogenen Daten werden von der Universität Ulm zum Zwecke der Durchführung von Onlineprüfungen nach § 32 a Landeshochschulgesetz Baden–Württemberg (LHG) in Verbindung mit der Zweiten Satzung zur Änderung der Satzung der Universität Ulm aufgrund der Auswirkungen der Corona- Pandemie im Bereich Studium und Lehre zur Ergänzung der Studien- und Prüfungsordnungen im Sommersemester 2021 vom 11.05.2021 (Coronasatzung) verarbeitet.

Betroffene Online - Prüfungsformen sind:

  • Schriftliche und praktische Prüfungsleistungen sowie Transferprüfungen (z.B. Prüfungen im Open Book Format, Hausarbeiten etc.), die am Heimarbeitsplatz elektronisch zu erstellen sind (z.B. Prüfung wird in Moodle erstellt) bzw. dort elektronisch über Moodle hochgeladen werden (z.B. schriftliche Prüfung zum Download und Upload),
  • Schriftliche und praktische Prüfungsleistungen ohne bzw. mit eingeschränkten Hilfsmitteln mit Videokonferenzaufsicht bzw. durch Verwendung einer Softwarefunktion, um die Verwendung anderer als in der Prüfung zugelassener Software/Systeme/Internetseiten einzuschränken,
  • mündliche Prüfungen mit Videokonferenzaufsicht.

Betroffene Personenkategorien sind:

  • Lehrende
  • Studierende
  • Aufsichtspersonen

Folgende Kategorien personenbezogener Daten sind bei Onlineprüfungen Gegenstand der Verarbeitung:

Für die teilnehmenden Studierenden an der Online - Prüfung

Zur Anmeldung am eingesetzten Tool werden die E-Mail-Adresse und Passwort sowie nach der Anmeldung Vor- und Nachname, sowie optional, Profilbild falls von dieser/m freiwillig angegeben verarbeitet.

Zur Teilnahme an einer Online-Prüfung werden folgende Daten verarbeitet:

  • Identifizierung: Zum Zwecke des Identitätsnachweises erfolgt die Authentifizierung mit Hilfe eines gültigen Studierendenausweises. Dies geschieht über einen Upload bzw. über die Webkamera.
  • Audio- und Videodaten: Zum Zwecke der Sicherung der persönlichen Leistungserbringung durch die Studierenden und zur Verhinderung von Täuschungshandlungen können während der Prüfung Audio- und Videodaten verarbeitet werden.  Dabei werden während der gesamten Dauer der Online – Prüfung die Daten vom Mikrofon des Endgeräts sowie von einer Videokamera des Endgeräts bzw. einer mit dem Endgerät verbundenen Videokamera verarbeitet und an die jeweilige Aufsichtsperson übermittelt. Eine Aufzeichnung findet nicht statt. Es findet keine Überwachung des Raumes, in dem sich die Prüfungsteilnehmerinnen und Prüfungsteilnehmer befinden, statt, insbesondere keine 360°Beobachtung.
    Sofern für schriftliche Online – Prüfungen Hilfsmittel nicht oder nur eingeschränkt zugelassen sind, können diese zur Unterbindung von Täuschungshandlungen unter Videoaufsicht eingesetzt werden.
    Mündliche oder praktische Online Prüfungen werden unter Videoaufsicht als Videokonferenz durchgeführt. Die Entscheidung über die Erforderlichkeit trifft die Prüferin oder der Prüfer, bei schriftlichen Online - Prüfungen unter Berücksichtigung der Täuschungsanfälligkeit.
  • Textdaten: Zum Zwecke der Erreichbarkeit und Kommunikation während der Online – Prüfung unter Videokonferenzaufsicht, insbesondere bei technischen Problemen, besteht die Möglichkeit, während einer Online Prüfung die Chat- und die Fragenfunktion zu nutzen. Insoweit werden die gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese in der Online Prüfung anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.
  • Abnahme der Prüfung: Zum Zwecke der Abnahme der Prüfung werden die Prüfungsunterlagen verarbeitet. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Für die Organisierenden der Online-Prüfung (Nutzung von Zoom)

Es werden die folgenden personenbezogenen Daten von Connect4Video verarbeitet:

  • Personenstammdaten (Vorname, Name, Firma, Adresse)
  • Kommunikationsdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Nutzername)
  • Kundenhistorie (Konferenzstatistiken, inkl. technischer Daten zur Qualitätssicherung und Fehlersuche im Speicherzeitraum)
  • Verkehrs- und Mediendaten

Es werden zusätzlich die folgenden personenbezogenen Daten von Zoom verarbeitet:

  • Anwenderdaten: Vorname, Name, E-Mail-Adresse, Status - Nutzergruppe, Berechtigung
  • Log-Daten: Meeting-ID, Titel, Gastgeber, Startzeit, Endzeit, Dauer, Anzahl der Teilnehmer*innen, Host Data-Center, Nutzung von Telefonie/VoIP/3rd Party Audio/ Video/ Screensharing/ Recording/ Encryption/ CRC, Betriebssystem, IP-Adresse, Location, Join-Time, Leave-Time
  • Benutzerprofil: Profilbild (optional), Name, Vorname, Konto-Nr. (Zoom), Pers. Meeting-ID, Anmelde-E-Mailadresse, Lizenztyp, Sprache, Datum / Uhrzeit, Eingrenzung Rechenzentren, Abmeldung von angemeldeten Geräten
  • Kommunikationsinhalte: Inhalte der elektronischen Kommunikation, die personenbezogene Daten enthalten können (Text-, Audio-, Bild- und Videoübertragung, Dateiübertragungen)

 

Die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung im Rahmen der Durchführung der Online - Prüfung ist § 32 a Abs. 2 Satz 3 LHG. Danach dürfen personenbezogene Daten verarbeitet werden, soweit dies zur ordnungsgemäßen Durchführung der Online - Prüfung erforderlich ist.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung des Identitätsnachweises ist § 32 a Abs. 4 LHG in Verbindung mit  Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 e, Abs. 2 und Abs. 3 DSGVO. Eine Speicherung der im Zusammenhang mit der Identifizierung verarbeiteten Daten über eine technisch notwendige Zwischenspeicherung hinaus findet nicht statt.

Zum Zwecke der Verhinderung von Täuschungshandlungen werden Audio- und Videodaten der Studierenden über Videokonferenz verarbeitet. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist § 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe e, Abs. 2 und 3 DSGVO.

Die Teilnahme an der Online – Prüfung unter Videoaufsicht ist prüfungsrechtlich nicht verpflichtend, sondern freiwillig, sodass hier von der Freiwilligkeit als Voraussetzung für die Durchführung von Online-Prüfungen inkl. der dazugehörigen Verarbeitung der Audio- und Videodaten zur Verhinderung von Täuschungshandlungen auszugehen ist. Die Freiwilligkeit ist dann zu bejahen, wenn die Studierenden eine echte oder freie Wahl haben zwischen zwei gleichwertigen Prüfungsformen hat. Ein Nachteil für die Studierenden bei Nichtteilnahme an der Onlineprüfung ist nicht zu befürchten, da die Universität Ulm termingleiche Präsenzprüfungen (d.h. Prüfungen innerhalb desselben Prüfungszeitraums) ohne Aufsicht durch ein Videokonferenzsystem anbietet, siehe § 32a Abs. 1 Satz 3 LHG

3. Speicherung Ihrer Daten

Die personenbezogenen Daten werden nur solange gespeichert, wie dies im Zusammenhang mit der Identifizierung und der Audio- und Videoübertragung verarbeiteten Daten erforderlich ist. Die Löschung erfolgt daher spätestens nach Wegfall des Zwecks der Datenverarbeitung oder nach Ablauf gesetzlicher oder behördlicher Aufbewahrungspflichten.

Daten, die über Zoom erfasst werden, werden nur so lange gespeichert, wie dies für die festgelegten und legitimen Zwecke erforderlich ist. Eine Weiterverarbeitung, die nicht mit diesen Zwecken vereinbar ist, findet nicht statt. Die Daten werden spätestens nach Beendigung des Auftragsverhältnisses zwischen der Universität Ulm und Connect4Video zur Nutzung des Videodienstes Zoom gelöscht, sofern keine Verpflichtung zur Speicherung nach Unionsrecht bzw. der Mitgliedstaaten vorliegt.

Im Falle einer Aufzeichnung werden die Daten auf dem jeweiligen Endgerät des Gastgebers, sowie auf den für die Bereitstellung der Aufzeichnung eingesetzten Servern der Universität Ulm nach spätestens Ende des jeweiligen Semesters gelöscht. Sofern keine Daten Dritter betroffen sind, können die Prüfenden eine Verlängerung der Speicherdauer beantragen.

4. Empfänger Ihrer Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden nur von am Prüfungsverfahren beteiligten Personen verarbeitet, die in Zusammenhang mit Online Prüfungen dazu berechtigt sind. Personenbezogene Daten, die in Zusammenhang mit Onlineprüfungen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Dies gilt nicht, wenn gerichtliche Verfahren anhängig sind.

5. Datenverarbeitung durch einen Dritten

Folgende Empfänger erhalten Ihre Daten im Rahmen der hier beschriebenen Datenverarbeitung

Empfänger: Connect4Video GmbH, Nibelungenstr. 28, 65438 Rüsselsheim
Drittstaattransfer: Die oben genannten personenbezogenen Daten von Connect4Video werden an den Dienstanbieter Connect4Video übermittelt, bzw. auf Servern des Anbieters in Europa und der Schweiz, verarbeitet. Für die Schweiz existiert als Drittland ein Angemessenheitsbeschluss gem. Art.45 Abs. 1, Abs. 3 DSGVO.
Empfänger: Zoom Video Communications, Inc., 44 Almanden Blvd. Suite 600, San Jose, CA 95113
Drittstaattransfer: Für die Übermittlung liegt kein Angemessenheitsbeschluss vor. Die Übermittlung beruht auf Art. 46 Abs. 1 DSGVO unter der Dokumentation geeigneter Garantien, in diesem Fall sind das die Standarddatenschutzklauseln (Art. 46.Abs.2 lit, c und d DSGVO).  Die geeignete Garantie kann hier eingesehen werden.

 

6. Ihre Rechte als Betroffene

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen stehen folgende Rechte zu:

  • Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO),
  • unrichtige Daten berichtigen zu lassen (Art. 16 DSGVO),
  • unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 17, 18 DSGVO),
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen (Art. 21 DSGVO),
  • Ihre Daten an andere von Ihnen bestimmte Stellen übertragen zu lassen (Art. 20 DSGVO). Dazu ist eine gesonderte Einwilligung erforderlich.

Sie haben zudem das Recht, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Sonstiges zur Datenschutzerklärung

Die Universität Ulm behält sich vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit diese stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch der Webseiten gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Letzte Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung: 08.07.2021