Inhaltselement: PowerMail - Universität Ulm

Mit dem Powermail Plug-In können sie individuelle Formulare für Anfragen, Anmeldungen, Aufträge, Bestellungen, Umfragen gestalten.

Empfänger und Absender des Formulars werden per E-Mail über die eingegebenen Daten benachrichtigt.
die abgeschickten Daten werden bis zur Löschung in der TYPO3 Datenbank erfasst und stehen zum Export (z.B. als Excel oder csv Datei) für den berechtigten Redakteur bereit.
Es stehen alle üblichen Formularelemente für den Redakteur bereit.
Es besteht die Möglichkeit Pflichtfelder zu definieren, eine Überprüfung der Daten einzubauen oder über das Double-Opt-In-Verfahren eine einfache Verifizierung des Absenders zu realisieren.
Nicht möglich ist der Einbau von bedingten Feldern.

Um ein Formular zu erstellen und auf einer Webseite zu veröffentlichen, gehen sie in mehreren Schritten vor:

Anlegen der benötigten Seiten und Sysordner (Schritt 1)
Erstellung eines Formulars (Schritt 2)
- Formularname definieren
- Formularseite erzeugen und benennen (mit mehreren Formularseiten können sie umfangreiche Formulare mit mehreren Schritten/Seiten anbieten)
- Formularfelder erzeugen, benennen, Feldtyp festlegen und individuelle Einstellungen vornehmen (z.B. Pflichtfeld, Vorbelegung...)
Einfügen und Konfiguration eines Powermailplugins auf der dafür vorgesehenen Webseite (Schritt 3, 4, 5)

Wie sie eingegangene Formulardaten als Excel oder csv Datei exportieren können, zeigt ihnen Schritt 6 dieses Tutorials.

(1a) Erstellen sie eine Standardseite oder wählen sie eine bereits vorhandene Seite aus, auf der das Formular zu sehen sein soll.

(1b) Legen sie darunter einen Ordner an in dem die abgeschickten Formulardaten gespeichert werden sollen.

(1c) Legen sie einen zweiten Ordner an, indem sie das Formular erstellen und abspeichern.

(1b) Ordner für ausgefüllte Formulare erstellen

(1c) Beispiel einer Powermail Ordnerstruktur

Formular erstellen
Das Formular wird in den Ordner welchen Sie in Schritt 1c erstellt haben gespeichert. Dazu navigieren Sie in den Ornder und wechseln in die Listenansicht. In der oberen Leiste ist nun ein Plus zu sehen. Mit diesem können Sie einen neuen Datensatz hinzu fügen. Wählen Sie Formulare in der Rubrik Powermail um das Formular zu erstellen.

Formularname
Unter dem Namen, den sie ihrem Formular in dem Feld Bezeichnung geben, werden sie es in der Auswahl aller Formulare finden (siehe Schritt 6). Vergeben sie also einen eindeutigen Namen ("Anmeldung" ist z.B. kein geeigneter Name, "Anmeldung zu Workshop xyz" dagegen schon...)

Formularseite(n)
Erstellen sie eine oder mehrere Formularseiten. Vergeben sie passende selbsterklärende Seitenbezeichnungen. (1) Sie können im Plugin die Option Mehrschrittformular aktivieren, um Seite für Seite das Formular abzuarbeiten.

Formularfelder

Sie können beliebig viele Felder auf jeder Seite erstellen. (2)
wählen sie im Feldbereich Typ den passenden Feldtyp aus und vergeben sie eine Feldbezeichnung. (3)
Wichtig: Achten Sie darauf im unteren Formularfeld die passenden Haken zu setzen, wenn sie die Felder für Namen und die E-Mail-Adresse anlegen.
Die Kennzeichnung des E-Mail-Adressfeldes ist notwendig, damit das Formularsystem dem Formularbenutzer eine Rückmeldung mit seinen daten senden kann.
Im Reiter "Erweitert" können Sie je nach Feldtyp verschiedene Zusatzeinstellungen auswählen (Pflichtfeld, Überprüfungsalgorhythmus). (4)
Achtung: die Feldnamen werden erst angezeigt, wenn sie das bisherige Formular speichern. Evtl. müssen sie nach dem speichern ihre Formularseite erst wieder aufklappen, um die Formularfelder zu sehen.

Dass das ausgefüllte Formular abgeschickt werden kann muss noch ein Formularfeld mit dem Typ "Abschicken Feld (Submit)" erstellt werden.

Speichern sie jetzt Ihr Formular ab.

Powermailformular allgemein — (a) Formularseiten und Formularelemente erstellen

Powermailformular erweitert — (b) Erweiterte Einstellungen

Einfügen des Powermail Plugins auf der Formularwebseite

Fügen sie ein neues Inhaltselement an die passende Stelle ihrer Webseite ein: im Reiter "Plug-In" das Inhaltselement Powermail auswählen.
Es besteht sowohl die Möglichkeit
- ein neues Formular anzulegen (1)
  Hinweis: diese Methode empfehle ich nicht, da dann das Formular nicht im dafür vorgesehenen Sysordner abgespeichert wird, sondern direkt auf der Formularwebseite, was ungünstig für die Pflege der Formulare ist.
- als auch, das soeben erstellte Formular aus der Formularliste auszuwählen. (2)
  Das ist die empfohlene Methode.

(a) In Registerkarte Plug-In PowerMail auswählen

(a) Formular und Ordner auswählen

(1) Wählen Sie das passende Formular aus der Auswahlliste aus.
(2) Fügen Sie den Ordner ein in dem die Daten der ausgefüllten Formulare gespeichert werden sollen.

Zusatzoptionen

Bestätigungsseite: Bevor die Daten abgeschickt werden, wird noch mal nachgefragt ob die ausgefüllten Daten alle richtig sind. Ggf. kann über den "zurück" Schritt korrigiert werden.

E-Mail muss bestätigt werden: Es wird eine E-Mail an denjenigen gesendet der das Formular ausgefüllt hat. Durch den enthaltenen Link bestätigt er, dass die angegebene E-Mail-Adresse seine eigene ist.

Mehrschrittformular: Enthält das Formular mehrere Seiten werden diese auf mehrere Reiter aufgeteilt (siehe Bsp. auf der rechten Seite). Es kann mit den Pfeilsymbolen <> zwischen den Reitern gewechselt werden. Wird der Hacken nicht gesetzt werden alle Formularfelder (auch wenn diese auf verschiedenen Seiten aufgeteilt sind) zusammengefasst auf einer Seite dargestellt.

Formular und Ordner wählen — (a) Formular und Ordner auswählen

(a) Im Reiter Empfänger kann optional eingestellt werden, dass Sie eine Benachrichtigung erhalten wenn ein weiterer Teilnehmer das Formular ausgefüllt hat. Füllen Sie hierfür im Feld für die E-Mail-Adresse des Empfängers die Adresse ein an die Sie die Benachrichtigung erhalten möchten.

Per Voreinstellung werden nur die ausgefüllten Daten {powermail_all} an Sie versendet. Sie können jedoch auch zusätzlichen Text einfügen um Ihnen z.B. die Zuordnung zu erleichtern.

(b) Selbiges gilt für den Reiter Absender. Wenn Sie nach der E-Mail-Adresse in Ihrem Formular gefragt haben, erhält der Absender eine Benachrichtigung mit den versendeten Daten. Sie müssen also Ihre persönliche oder einrichtungsbezogene E-Mail-Adresse (ihr.name@uni-ulm.de oder einrichtung@uni-ulm.de) in das Feld für die E-Mail-Adresse des Absenders eintragen.

(c) Die Antwortseite wird direkt nach dem Versenden des Formulars im Frontend angezeigt. Auch hier bietet es sich an ein paar Zeilen an den Absender zurichten.