Die Registrierung vor der Antragsstellung im Portal des Studiensekretariats betrifft nur externe Doktoranden, die nicht an der Universität Ulm studiert haben, also noch keine Matrikelnummer der Studierendenverwaltung der UUlm besitzen.

Stellen Sie Ihren Antrag auf Annahme als Doktorand, tragen Sie die Registrierungsnummer ein oder die Matrikelnummer, falls Sie Ihren promotionsberechtigenden Abschluss an der Universität Ulm erworben haben.

Legen Sie dem Antrag (2-fach), die Promotionsvereinbarung sowie die beglaubigte Kopie Ihres Abschlusszeugnisses bei. Zeugnis- oder Urkundendokumenten beglaubigen darf nur die ausstellende Hochschule oder z. B. eine Gemeinde- oder Stadtverwaltung, jedoch nicht Krankenkassen oder Pfarrämter. Alternativ können Sie das Zeugnis dem Promotionssekretariat persönlich vorlegen, um für interne Zwecke der UUlm die Kopie vom Original bestätigen zu lassen.

Falls Sie Ihren promotionsberechtigenden Abschluss im Ausland erworben haben, muss geprüft werden, ob dieser gleichwertig zu einem deutschen Abschluss ist.

Bitte füllen Sie das Formular zur Äquivalenzprüfung aus und reichen es mit den darin geforderten Unterlagen - Bachelor-, Masterzeugnis sowie Ihren Lebenslauf - beim Promotionssekretariat ein. Die Zeugnisdokumente sollten in deutscher oder englischer Sprache und als beglaubigte Kopien vorliegen. Legen Sie den Zeugnisdokumenten – falls vorhanden – Transcripts of Records und Diploma Supplements bei.

Anschließend werden die Unterlagen an die Abteilung Zulassung zur Prüfung weitergeleitet. Eine Bewertung Ihres Abschlusses können Sie auch selbst bei der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) der Kultusministerkonferenz (KMK) vornehmen lassen.

Die Äquivalenzprüfung der UUlm ist ausschließlich für interne Zwecke bestimmt und kann ca. 3 Wochen dauern.

Nachdem alle Unterlagen vorliegen, prüft der Promotionsausschuss, ob Sie alle Anforderungen erfüllen und beschließt dann über die Annahme.  Im Rahmen der Antragsstellung werden Sie gebeten, das Online-Formular für die Hochschulstatistik auszufüllen. Die Zugangsdaten hierzu erhalten Sie vom Promotionssekretariat. Die Annahme als Doktorandin oder Doktorand kann an Bedingungen und/oder Auflagen geknüpft sein (s. § 7 (4) Rahmenpromotionsordnung). Die Prüfung des vollständigen Antrags dauert i. d. R. 1 Woche.

Doktoranden sind verpflichtet, sich für die Dauer der Promotion über das Studiensekretariat zu immatrikulieren. An der UUlm hauptberuflich beschäftige Doktoranden (mind. 50% Arbeitszeit) können über das Promotionssekretariat einen Antrag auf Befreiung stellen.

Die Nachwuchsakademie ProTrainU bietet Fortbildungsmöglichkeiten und Kurse zu unterschiedlichen, überfachlichen Qualifikationen sowie Karriereberatung für Promovierende an.

Auch im Programm des Kommunikations- und Informationszentrum (kiz) gibt es regelmäßig Kurse (Bibliothek) speziell für Promovierende.

Generelle Fragen zum wissenschaftlichen Schreiben, richtigen Zitieren und zum Urheberrecht beantwortet Ihnen gern der Service Point Publikationsmanagement des kiz.

Informationen zur Verwendung geschlechtersensibler Sprache finden Sie auf der Seite des Gleichstellungsportals.

In Konfliktsituationen, vor allem im Rahmen Ihrer Promotionsarbeit, können Sie sich direkt an die Konfliktberatung/Ombudspersonen der Universität Ulm wenden.

Das Promovierendenkonvent Proko vertritt die Interessen der Promovierenden der Universität Ulm.

Falls Sie im Rahmen Ihrer Promotion über einen Auslandsaufenthalt nachdenken, können Sie sich auf den Seiten des International Office informieren und/oder sich über die Kontakt-E-Mail persönlich beraten lassen.

Für die Dissertation gibt es keine spezielle Vorlage des Promotionsausschusses. Die Arbeit sollte formell den Anforderungen an eine wissenschaftliche Arbeit entsprechen. Bitte stimmen Sie die Form Ihrer Dissertationsschrift mit Ihrer Betreuerin oder Ihrem Betreuer ab. Beim Deckblatt können Sie sich jedoch an dem Muster orientieren, das das kiz nach der mündlichen Prüfung für die Erfüllung der Publikationspflicht in deutscher und englischer Sprache vorgibt.

Falls Sie Ihr Promotionsvorhaben nicht mehr weiterverfolgen möchten bzw. können, ist eine vorzeitige einvernehmliche Auflösung des Betreuungsverhältnisses ohne Angabe von Gründen möglich (siehe Musterschreiben).

Die Prüfungskommission besteht aus mindestens 3 Personen: den Gutachterinnen und Gutachtern und einem weiteren Mitglied. Ein Mitglied der Kommission muss dabei dem Promotionsausschuss angehören (siehe hierzu § 9 (1) Promotionsordnung Dr. rer. pol.).

Gemäß § 10 (2) Promotionsordnung Dr. rer. pol. sind die Voraussetzungen einer kumulativen Dissertation insbesondere: in der Regel drei in angesehenen Fachzeitschriften veröffentlichte oder veröffentlichungsfähige zusammenhängende Aufsätze, von denen i. d. R. einer in Alleinautorenschaft verfasst sein sollte.

Bitte fügen Sie Ihrem Gesuch Koautorenerklärungen gemäß § 10 (3) Promotionsordnung Dr. rer. pol. bei. Für die Erklärungen gibt es keine festen formalen Vorgaben, der Promotionsausschuss stellt Ihnen jedoch ein Formular, in deutscher und englischer Sprache, zur Verfügung, an dem Sie sich orientieren können. Beachten Sie, dass die Unterschriften auf den Koautorenerklärungen im Original vorliegen sollten.

Falls kein Artikel allein verfasst wurde, soll (gemäß den Richtlinien des Promotionsausschusses) der Betreuer in einem kurzen Statement erklären, warum dies bei dieser Arbeit nicht möglich bzw. notwendig ist und die Qualität der Schrift als Ganzes bzw. die Leistung des Doktoranden insgesamt dadurch nicht beeinträchtigt wird. Dieses Statement ist auch erforderlich, wenn der Doktorand mehr als die üblichen drei Papiere einreicht.

Der Promotionsausschuss prüft die Unterlagen und eröffnet das Promotionsverfahren. Danach werden die begutachtenden Personen sowie das weitere Mitglied der Prüfungskommission bestellt. Der Promovend erhält eine Mitteilung zur Verfahrenseröffnung. Die Prüfung des Antrags und die Beschlussfassung zur Verfahrenseröffnung dauert ca. 1 Woche.

Sobald ein Gutachten mit der Empfehlung „summa cum laude“ vorliegt, wird ein weiteres Gutachten angefordert. In der Regel schlägt die betreuende Person den zusätzlichen Gutachter oder Gutachterin vor. Der Promotionsausschuss prüft den Vorschlag und bestellt den zusätzlichen Gutachter oder die zusätzliche Gutachterin. Zu beachten ist, dass die Gesamtnote „ausgezeichnet“ (summa cum laude) im Anschluss an die mündliche Prüfung nur verliehen werden kann, wenn jede Einzelnote, die gemäß § 14 der Promotionsordnung Dr. rer. pol. in die Gesamtnote einfließt, nicht größer als 1,0 ist und ein entsprechender Vorschlag mit Begründung in wenigstens einem der Gutachten über die Dissertation vorliegt.

Wenn alle Gutachten im Promotionssekretariat eingetroffen sind, erfolgt die Auslage von Dissertation und Gutachten. Professorinnen und Professoren sowie Privatdozierende der Fakultät können dabei 10 Arbeitstage lang Einsicht nehmen und ggf. Einspruch gegen die Annahme der schriftlichen Promotionsleistung erheben. Auch die Promovierenden können im Rahmen der öffentlichen Auslage Einsicht in die Gutachten zu ihrer Dissertation nehmen. Bitte vereinbaren Sie hierzu einen Termin mit dem Promotionssekretariat, da die Einsichtnahme ausschließlich vor Ort stattfindet. Die Information über Beginn und Ende der Auslagefrist erhalten Sie, zusammen mit den zur Einsicht berechtigten Personen, per E-Mail.

In den vorlesungsfreien Zeiten finden i. d. R. keine Auslagen statt. Ausnahmen sind nur in engem Rahmen und unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Beachten Sie hierzu auch das Schreiben, das Sie vom Promotionsausschuss zur Eröffnung des Verfahrens erhalten haben. Kontaktieren Sie bei diesbezüglichen Fragen das Promotionssekretariat.

Nun können Sie mit der Koordination der mündlichen Prüfung beginnen. Das Promotionssekretariat teilt Ihnen mit, ab wann das Kolloquium (unter Einhaltung der vorgegebenen Fristen) frühestens stattfinden kann. Vereinbaren Sie nun einen geeigneten Termin mit den Mitgliedern der Prüfungskommission (s. § 9 (1) Promotionsordnung Dr. rer. pol.) und buchen einen Raum über die (zentrale) Raumverwaltung. Rechnen Sie mindestens eine halbe Stunde zur Vorbereitung (Überprüfung der Technik etc.) mit ein. Das Sekretariat des betreuenden Instituts kann Ihnen bei den Planungen behilflich sein oder Ihnen sagen, an wen Sie sich zur Raumreservierung wenden können. Teilen Sie dem Promotionssekretariat baldmöglichst Datum, Uhrzeit und Raum der Prüfung mit.

Beachten Sie, dass während der vorlesungsfreien Zeiten i. d. R. keine Kolloquien stattfinden.

In begründeten Ausnahmefällen ist eine mündliche Prüfung online oder in hybrider Form möglich. Die Entscheidung darüber trifft die Prüfungskommission im Promotionsverfahren.

Es ist ratsam, sich rechtzeitig mit dem kiz Publikationsmanagement bzgl. der Publikation Ihrer Dissertation in Verbindung zu setzen. Formelle Aspekte können Sie ggf. bereits vor der mündlichen Prüfung abklären. Bitte verwenden Sie die Vorlage in deutscher oder englischer Sprache als Deckblatt für die zur Veröffentlichung bestimmten Version Ihrer Dissertation.

Nachdem die Auslage der Dissertation und der Gutachten beendet ist und kein Einspruch erhoben wurde, beschließt der Promotionsausschuss die Annahme der schriftlichen Promotionsleistung. Die Beschlussfassung dauert ca. 1 Woche.

Die mündliche Prüfung dauert ca. 1,5 Stunden. Dabei präsentieren die Promovierenden zunächst ihre schriftliche Arbeit (ca. 30 min.), danach folgt die Disputation. Am Ende der mündlichen Prüfung erhalten die Prüflinge eine vorläufige Bescheinigung mit der Gesamtnote der Promotion. Die Bescheinigung ist 1 Jahr gültig.

Der Titel Dr. rer. pol. darf erst nach der Verleihung bzw. Übergabe der Urkunde geführt werden.

Die Urkunden können im  Promotionssekretariat oder im Dekanatsbüro abgeholt werden. Vereinbaren Sie hierzu bitte einen Termin. Über Feiern zur Verleihung der Urkunde werden Sie rechtzeitig informiert.

In der Regel werden die Urkunden nicht versandt, da die sichere Zustellung per Post – auch Einschreiben – nicht garantiert werden kann. Da nur eine Urkunde im Original existiert, kann im Verlustfall nur eine kostenpflichtige Zweitausfertigung ausgestellt werden.

Wenn Sie jedoch in einem formlosen Schreiben, per Post mit Ihrer Originalunterschrift, bestätigen, dass Sie die Risiken der Zustellung mit der Post in Kauf nehmen, wird Ihnen die Urkunde per Einschreiben/Rückschein zugesandt.

Sie können die Urkunde aber auch von einer bevollmächtigten Person abholen lassen. Die Person sollte sich ausweisen können und von eine von Ihnen original unterzeichnete formlose Vollmacht zur Abholung der Urkunde vorlegen.