Üblicherweise wird ein erster Entwurf des Learning Agreement: Before the Mobility mit der Bewerbung bei der Gasthochschule eingereicht.

Dieses Learning Agreement: Before the Mobility sollte vor Antritt der Mobilität abgeschlossen (d.h. von allen drei Parteien unterschrieben) und digital vorliegen.

Sofern Ihnen die Zusage / Unterschrift der Gasthochschule fehlt, müssen Sie sich zeitnah nach Ihrer Ankunft dort um die Einholung kümmern. Das Stipendium (Mobilitätsbeihilfe) wird erst ausbezahlt, nachdem uns ein gültiges Learning Agreement: Before the Mobility vorliegt!

Wir erwarten, dass Studierende der Universität Ulm im Rahmen Ihres Auslandsaufenthalts mind. 20 ECTS pro Semester* absolvieren. Dies kann zweierlei bedeuten:

• Es werden an der Gasthochschule Components im Umfang von mindestens 20 ECTS belegt, die im Learning Agreement in Tabelle A erfasst werden. Dies können Pflichtveranstaltungen, Wahlpflichtveranstaltungen oder Zusatzleistungen sein.
• Die im Ausland belegten Components haben einen Umfang von weniger als 20 ECTS, werden aber an der Universität Ulm mit mindestens 20 ECTS anerkannt und im Learning Agreement in Tabelle B ausgewiesen. Dies können Pflichtveranstaltungen und Wahlpflichtveranstaltungen, aber keine Zusatzleistungen sein.

In anderen Worten: entweder in Tabelle A oder in Tabelle B sollten Sie auf mindestens 20 ECTS kommen. Eine Unterschreitung ist nur unter besonderen Umständen zulässig, die schriftlich dokumentiert sein müssen.

^{*In Ländern oder an Universitäten, die keine Semesterstruktur haben oder die ECTS nicht anwenden, gilt: zwei Drittel des regulären Work Loads.}

Grundsätzlich ist es das Ziel von Erasmus+, dass Auslandsstudienaufenthalte sich nicht studienverlängernd auswirken, sondern dass die im Ausland erfolgreich absolvierten Components an der Heimathochschule auf den Abschluss und Studiengang angerechnet werden, in dem man eingeschrieben ist.

Welche Kurse einem als Pflichtveranstaltung oder Wahlpflichtveranstaltung angerechnet werden können, ist mit den zuständigen Prüfungsausschüssen zu klären (Ausnahmen: In Physik Professor S. Huelga, in der Humanmedizin Frau Leins und Frau Grab).

Selbstverständlich kann man auch einzelne Kurse wählen, die einem nicht angerechnet werden. Aber die Mehrzahl der Kurse bzw. ECTS sollten angerechnet werden. Aus diesem Grund sollte man den Erasmus-Aufenthalt rechtzeitig im Studium einplanen, und nicht erst, wenn es so gut wie keine anrechenbaren Studienleistungen mehr zu erbringen gibt.

^{Alle Lehrveranstaltungen, die an der Gasthochschule belegt werden, müssen im Learning Agreement in Tabelle A aufgelistet werden. Alle Lehrveranstaltungen, die angerechnet werden, müssen in Tabelle B aufgeführt werden. Für alle Lehrveranstaltungen, die belegt, aber nicht angerechnet werden, muss eine Begründung vorgelegt werden (reason for non-recognition of any component).}

Doch auch unsere Partnerhochschulen haben Auflagen und Einschränkungen, die manchmal dazu führen, dass eingereichte Learning Agreements oder einzelne Components abgelehnt werden (die tatsächliche Praxis kann an den einzelnen Gasthochschulen variieren).

Mögliche Gründe:

• Component wird nicht während des geplanten Mobilitätszeitraumes angeboten (auch möglich bei ganzjährigen Veranstaltungen, wenn die Mobilität nur ein Semester dauert);
• Studierende erfüllen nicht die Anforderungen für bestimmte Components (z.B. Sprachkenntnisse, fachliche Vorkenntnisse, Studienniveau);
• Teilnehmerbeschränkungen;
• Component wird nicht von dem Fachbereich/von der Fakultät angeboten, mit der das Austauschabkommen besteht (die meisten Partnerhochschulen gestatten i.d.R. die Belegung von 1-2 Components pro Semester aus anderen Fachbereichen/Fakultäten, es besteht aber kein Anspruch darauf);
• Manche Partnerhochschulen genehmigen keine Components, die nicht an der Heimathochschule angerechnet werden;
• Manche Partnerhochschulen genehmigen auch keine Components, die an der Heimathochschule nicht auf den Abschluss angerechnet werden;
• Manche Partnerhochschulen genehmigen keine Components, die über die Zahl von 30 ECTS pro Semester hinausgehen. 

Natürlich kann es immer wieder vorkommen, dass sich nach Ankunft an der Gasthochschule herausstellt, dass einige gewählte Veranstaltungen doch nicht angeboten werden, dass es zu zeitlichen Überschneidungen kommt oder die Veranstaltung nicht in der erwarteten bzw. angekündigten Sprache abgehalten wird. In diesen Fällen ist es möglich, innerhalb der ersten Wochen nach Semesterbeginn Änderungen der Kurswahl und ggf. der Anrechnung vorzunehmen. Änderungen sind nur einmal pro Semester zulässig.

Sie können Kurse in Ihrem Learning Agreement ebenso in Mobility Online digital unter dem Reiter "Während des Aufenthalts - Änderungen Learning Agreement" hinzu- bzw. abwählen. Bitte ändern Sie NICHT das ursprüngliche digitale Learning Agreement, da die Daten ansonsten verloren gehen, sondern warten, bis Sie für den Schritt freigeschaltet werden.

Sollte es Probleme beim digitalen Learning Agreement geben, können Sie im Notfall die doc-Vorlage verwenden und Ihre Änderungen in Tabelle A2 bzw. B2 eintragen.

_{Im Übrigen können nicht nur Studierende eine Änderung des Learning Agreements veranlassen; auch die Gasthochschule oder die Heimathochschule können um eine Änderung bitten.}

7 Wochen-Regel (5-2): Jede der drei Parteien (Studierende / Gasthochschule / Heimathochschule) kann innerhalb von fünf Wochen ab dem regulären Semesterbeginn an der Gasthochschule Änderungen beantragen. Sämtliche Änderungen bedürfen der Zustimmung aller drei Parteien. Die anderen Parteien müssen innerhalb von zwei Wochen nach Antragstellung eine Lösung finden und den Änderungen am Learning Agreement zustimmen.

Wenn das akademische Jahr sich in kürzere Abschnitte gliedert (Terms oder Perioden von einem halben Semester, wie an den meisten skandinavischen Universitäten), so können auch hier zu Beginn jedes Terms oder Periode Änderungen vorgenommen werden. Allerdings sollten diese Änderungen früher beantragt und spätestens bis zur Mitte des Terms bzw. der Periode genehmigt sein.

Alle Veranstaltungen, die im Learning Agreement aufgeführt sind und die an der Gasthochschule erfolgreich absolviert werden (=bestanden), müssen anerkannt werden. Diese Verpflichtung aus dem Learning Agreement bindet sowohl die Studierenden wie die Heimathochschule. Man kann nicht nach Beendigung der Mobilität auswählen, welche Veranstaltungen man anerkannt haben möchte oder nicht.

Nicht bestandene Veranstaltungen werden nicht angerechnet (auch nicht als "nicht bestanden").

Wird eine Veranstaltung, die im Learning Agreement aufgeführt ist, nicht abgeschlossen (z.B. durch nicht Antreten einer Prüfung) gilt dies als Bruch des Learning Agreements und kann zur vollständigen oder teilweisen Rückforderung des Stipendiums führen.

Grundsätzlich muss immer eine Kopie des Learning Agreements im International Office eingereicht werden (per eMail an outgoings(at)uni-ulm.de ist ausreichend), egal ob es sich um die Version Before the Mobility oder During the Mobility handelt.

Nach Beendigung der Mobilität ist die Einhaltung des Learning Agreements sowie eventueller Änderungen durch das Einreichen folgender Dokumente zu belegen:

• Kopie des Transcript of Records (Notenspiegel - sollte i.d.R. innerhalb von 5 Wochen nach Ende der Prüfungsperiode bzw. der Notengebung von der Gasthochschule ausgestellt werden)
• Kopie des Ulmer Notenspiegels, aus dem die Anrechnung der im Ausland absolvierten Veranstaltungen hervorgeht (sollte innerhalb von weiteren 5 Wochen nach Erhalt des Transcript of Records und Antrag auf Anerkennung der Studienleistungen verfügbar sein).

Die Teilnehmer*innen am Erasmus+ Programm müssen im Rahmen der EU Survey Online-Umfrage über das Anerkennungsverfahren berichten; und auch das International Office muss über den Umfang der Anerkennung Bericht erstatten.