Das Institut für Datenbanken und Informationssysteme hat die Universität Ulm bei der Erfassung und Modellierung von Prozessen im Kontext der Einführung eines neuen Campusmanagementsystems (CMS) unterstützt. Ein CMS muss die im Bereich Studium und Lehre anfallenden Abläufe umfassend abdecken. Seine Einführung stellt daher eines der komplexesten IT-Projekte innerhalb einer Universität dar.

Die Projektverantwortlichen seitens der Universität Ulm - Marcus Link und Dr. Klaus Murmann - wurden bei der Prozesserfassung und -modellierung vom Institut für Datenbanken und Informationssysteme unterstützt. Von DBIS-Seite waren Prof. Manfred Reichert und Andreas Lanz sowie die Studierenden Daniel Gaßner, Dominik Kimmel und Julia Schwarz beteiligt. Im Rahmen des Projekts wurden zunächst alle im Kontext des Student-Lebenszyklus (siehe Schaubild) an der Universität Ulm stattfindenden Geschäftsprozesse erfasst, dokumentiert und in ihrer Funktionsweise beschrieben.

Hierzu zählen beispielsweise sämtliche Prozesse rund um die Themen Bewerbermanagement und Zulassung, Studierenden- und Gebührenmanagement, Studiengangsmanagement, Veranstaltungsplanung und Prüfungsmanagement. Anschließend wurden die erfassten Prozesse analysiert und entsprechende Soll-Prozesse abgeleitet, wie sie an der Universität Ulm idealerweise ablaufen sollten. Hierbei wurden neben den prozessbeteiligten Rollen auch sämtliche zusätzlichen IT-Systeme, welche bei der Prozessdurchführung eine Rolle spielen, erfasst und dokumentiert. Entstanden ist ein umfassendes Prozesshandbuch welches die Soll-Prozesse aller vom zukünftigen CMS abzubildenden Geschäftsprozesse umfassend dokumentiert.