Im Rahmen des Bewerbungsprozesses und zur Vergabe eines Nutzer-Accounts im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens werden folgende personenbezogenen Daten von der Universität Ulm Zwecks der Durchführung des Bewerbungsverfahren für ein Studienfach zum jeweiligen Semester  an der Universität Ulm erhoben. Die Daten werden spätestens ein Jahr nach Abschluss des jeweiligen Bewerbungsverfahrens gelöscht. Erhoben werden folgende Daten:

• Personenstammdaten (Anrede, Nachname, Vorname, Geburtsdatum und Geburtsort, Geschlecht, Adresse, Postleitzahl, Ort, Land),
• Geburtsname im Falle der Namensänderung
• alle Staatsangehörigkeiten
• E-Mail-Adresse
• Freiwillige Angabe der Telefonnummer
• Daten zur Hochschulzugangsberechtigung (Art, Jahr des Erwerbs, Noten, Ort der Ausstellung), bei Erwerb der Hochschulzugangsberechtigung außerhalb der Bundesrepublik Deutschland zusätzlich der Staat des Erwerbs
• Angaben zu Studienzeiten
• Angestrebter Studiengang und/oder Abschluss, Fach oder Fächer und ggfs. die Gewichtung der Studienfächer (Haupt – und Nebenfach) sowie angestrebtes Fachsemester
• Weitere Studiengänge, für welche die Zulassung beantragt wird
• Dauer, Art und Umfang berufspraktischer Tätigkeiten, Berufstätigkeiten vor Aufnahme des Studiums oder besondere Kenntnisse, Fähigkeiten, Praktika und Vorbildungen, soweit diese Zulassungsvoraussetzungen sind oder als freiwillige Angaben, wenn diese zur Verbesserung der Bewerbungsbedingungen angegeben werden,
• Freiwillige oder für die Zulassung vorausgesetzte Tests und Prüfungen, wie Studierfähigkeitstest, Sprachprüfungen oder Studieneingangsprüfungen
• Studien- und Prüfungsleistungen aus vorherigen Studiengängen
• Angaben zu Verlust des Prüfungsanspruchs
• Für den Studiengang erforderliche Sprachkenntnisse
• Angaben über Dienste, wie Freiwilligendienste, FSJ, Wehrdienst, Wehrersatzdienst, FÖJ und äquivalente Dienste
• Im elektronischen Anmelde – Bewerbungsportal bei der Registrierung oder Anmeldung einen Benutzernamen und ein selbst gewähltes Passwort

Account Online-Bewerbungen
Voraussetzung für die Nutzung nicht öffentlicher Bereiche des Webangebots wie z.B. das Bewerberportal, ist das Bestehen eines Nutzer-Accounts. Ohne Angabe dieser Daten kann das Bewerberportal nicht genutzt werden.

Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihre Eignung zu prüfen, das Bewerbungsverfahren durchzuführen und Sie ggfs. für das Zulassungsverfahren anzumelden.
Falls Sie Ihre Zustimmung erteilt haben, werden Ihre Kontaktdaten, Telefonnummer oder Mobilnummer) für Kontaktaufnahmen im Rahmen des Zulassungs-und Immatrikulationsverfahren verarbeitet werden. Die Rechtsgrundlage der von Ihnen erteilten Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten folgt aus Art.6 Abs.1 a) DSGVO.
Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von öffentlichen Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der Daten erfolgt maßgeblich aufgrund von Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO (EU-Datenschutzgrundverordnung) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DSGVO und § 4 Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg (LDSG), in der ab 21.06.2018 geltenden Fassung sowie aufgrund des Landeshochschulgesetzes (LHG) Baden-Württemberg und der jeweils gültigen Satzung der Universität Ulm gem. § 12 Abs. 3 LHG. Weitere spezialgesetzliche Regelungen finden sich bspw. in der Hochschulvergabeverordnung, der Zulassungs- und Immatrikulationssatzung der Universität und der fachspezifischen Auswahl- und Immatrikulationsordnungen der Universität.

Innerhalb unserer Universität erhalten nur die Personen und Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten und für ein ordnungsgemäßes Bewerbungsverfahren benötigen. Dies sind: Dezernat II, Abteilung Zulassung (II-1), Dezernat II, Abteilung Studiensekretariat, KIZ Abteilung Informationssysteme

Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet. Sollten wir personenbezogene Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind.

Zur Immatrikulation ist die Verarbeitung Ihrer oben genannten personenbezogenen Daten erforderlich.

Relevante personenbezogene Datenkategorien sind dabei die unter Ziffer 2.2 benannten Daten und darüber hinaus:

• Frühere Namen, insbesondere Geburtsnamen, Geburtsort, weitere Staatsangehörigkeit
• Wohnort Heimat- und Semesterkreis
• Erste Hochschulzugangsberechtigung
• Hörerstatus, Art des Studiums, Hochschulsemester, Fachsemester, Praxissemester, Semester an Studienkollegs, Auslandssemester, Urlaubssemester, Studienunterbrechungen nach Art, Dauer und Grund
• Fakultäts- oder Fachbereichszugehörigkeit
• Fakultät der Wahlberechtigung
• Bezeichnung der bisher besuchten Hochschulen sowie der gleichzeitig besuchten weiteren Hochschulen, die an diesen verbrachten Studienzeiten und jeweils gewählten Studiengänge, bei einer Hochschule außerhalb der Bundesrepublik Deutschland der Staat der Hochschule
• Bezeichnung der Hochschule sowie Semester und Jahr der Ersteinschreibung, bei Ersteinschreibung an einer Hochschule außerhalb der Bundesrepublik Deutschland der Staat der Hochschule
• Ort der angestrebten Abschlussprüfung, bei einem Ort außerhalb der Bundesrepublik Deutschland der Staat der angestrebten Abschlussprüfung
• Art, Fachrichtung, Monat, Jahr sowie Note und Ergebnis der bisher abgelegten Vor-, Zwischen- und Abschlussprüfungen,
• Hochschule, an der der vorherige Abschluss erworben wurde, bei Erwerb des vorherigen Abschlusses außerhalb der Bundesrepublik Deutschland der Staat, in dem der vorherige Abschluss erworben wurde
• Versicherungsbescheinigung bzw. Befreiungsbescheinigung der zuständigen Krankenkasse nach der Studentenkrankenversicherungs-Meldeverordnung
• Nachweisdaten über Entrichtung des Beitrags an das Studierendenwerk
• Hindernisse/Versagungsgründe nach § 60 Abs. 2 f. LHG
• Kopie einer Geburtsurkunde, Personalausweis oder Reisepass
• Matrikelnummer
• Beurlaubungsdaten
• Lichtbild für den Studierendenausweis

Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten, um die Studierenden- und Prüfungsverwaltung durchzuführen und Sie ggfs. über studien- und prüfungsbezogene Sachverhalte zu informieren und Ihnen die Möglichkeit zu geben, Nachweise und Bescheinigungen zu erhalten. Diese Verarbeitung betrifft auch die administrativen Verarbeitungen, insbesondere von Studierendendaten.
Hierfür wird Ihnen bspw. eine interne E-Mail-Adresse zur Verfügung gestellt, die Namensbestandteile enthalten kann, um interne Mitteilungen über Veranstaltungen oder Termine der Universität zu erhalten.

Zwecke im Rahmen eines öffentlichen Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO)

Wir verarbeiten Ihre Daten für Zwecke, die im öffentlichen Interesse liegen, für Zwecke wie

• der Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, die nicht unmittelbar dem Studium zuzuordnen sind;
• der eingeschränkten Speicherung der Daten, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist;
• der Verhinderung und Aufklärung von Straftaten, soweit nicht ausschließlich zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben dient

Zwecke zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO)

Auch die Universität Ulm unterliegt einer Vielzahl von rechtlichen Verpflichtungen. Primär sind dies gesetzliche Anforderungen (z. B. Landeshochschulgesetz, Hochschulstatistikgesetz, Archivgesetz), aber auch ggf. aufsichtsrechtlichen oder anderen behördlichen Vorgaben. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören ggf. die Erfüllung rechtlicher Kontroll- und Meldepflichten, die Archivierung von Daten sowie die Prüfung durch Behörden.

Optionale Verarbeitung

Falls Sie Ihre Zustimmung erteilt haben, werden Ihre Gesundheitsdaten für Rücktritte von Prüfungen, Beurlaubungen, Ermäßigungen Studierendenwerksbeitrag und Nachteilsausgleiche verarbeitet werden. Die Rechtsgrundlage der von Ihnen erteilten Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Gesundheitsdaten folgt aus Art.9 Abs.2 a), Art.6 Abs.1 a) DSGVO.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der Daten erfolgt maßgeblich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DSGVO und § 4 LDSG sowie aufgrund der §§ 2, 12 LHG Baden-Württemberg im Rahmen der Wahrung der Aufgaben der Universität Ulm von Studium und Lehre und zur Durchführung des Studiums an der Universität Ulm. Weiterhin werden Daten aufgrund der einschlägigen Regelungen in den Statistikgesetzen des Landes und des Bundes.

Zur Durchführung der Prüfung ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich.

Relevante personenbezogene Datenkategorien sind dabei zusätzlich zu den unter Ziffer 2.2 und 3.2 in den Verarbeitungsrahmen Bewerbungsverfahren und Immatrikulationsverfahren/ Studienverlauf genannten Daten, die folgenden:

• Matrikelnummer
• Art und Bezeichnung der Prüfung
• Zulassungsvoraussetzungen zur jeweiligen Prüfung
• Angabe über etwaigen Verlust des Prüfungsanspruches
• Anzahl bisheriger Prüfungsversuche
• ECTS Punkte
• Zuordnung der Prüfung zum Modul, Bereich
• Bei Promotionsabsolventinnen und Promotionsabsolventen zusätzlich die Art der Promotion
• Für Bachelor- und Master-Studiengänge werden zudem folgende Daten verarbeitet:
  Anzahl der für den Studiengang anerkannten ECTS-Punkte
• Anzahl der für den Studiengang anerkannten ECTS-Punkte auf Grund außerhalb der Hochschule erworbener beruflicher Qualifikationen
• Anzahl der im Ausland erworbenen ECTS-Punkte, die an der jeweiligen Hochschule in Deutschland für den Studiengang anerkannt werden
• Für studienbezogene Auslandsaufenthalte jeweils Art des Aufenthalts, Dauer des Aufenthalts in Monaten, Staat des Aufenthalts sowie Art des Mobilitätsprogramms.
• Prüfungsergebnisse und Datum aller Studien- und Prüfungsleistungen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DSGVO. Weitere spezialgesetzliche Regelungen finden sich bspw. in den einzelnen Prüfungsordnungen der Universität und den einschlägigen Regelungen in Statistikgesetzen des Land und des Bundes.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient dem Zulassungsverfahren zur Prüfung, dem eigentlichen Prüfungsverfahren und den administrativen Verarbeitungen in diesem Zusammenhang insbesondere der Erstellung von Abschlussdokumenten.

Sie müssen nur diejenigen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung des Prüfungsrechtsverhältnisses mit uns erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Ihnen die Teilnahme an Hochschulprüfungen zu ermöglichen. Sofern wir darüber hinaus Daten von Ihnen erbitten, werden Sie auf die Freiwilligkeit der Angaben gesondert hingewiesen.

Online -Prüfungen

Relevante personenbezogene Datenkategorien sind dabei zusätzlich zu den in den Verarbeitungsrahmen Zulassungs-/Immatrikulations-/ Prüfungsverfahren genannten Daten die folgenden:

• Grund der Exmatrikulation
• Datum der Exmatrikulation
• Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Exmatrikulation

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DSGVO und gemäß §§ 12 LHG.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Durchführung der Exmatrikulation.

Die Löschung erfolgt bei Bewerberinnen und Bewerbern, die nicht an der Universität Ulm immatrikuliert werden, unverzüglich nach rechtskräftiger Entscheidung hierüber. Bei Zusage zu einem Studiengang werden die Daten in ein Studierendendatensystem überführt und gespeichert.

Die Daten von Studierenden werden nach der Exmatrikulation unverzüglich gelöscht. Ist das Prüfungsverfahren zum Zeitpunkt der Exmatrikulation noch nicht abgeschlossen, werden die Daten abweichend von Satz 1 nach Abschluss des Prüfungsverfahrens unverzüglich gelöscht.
Wir unterliegen jedoch verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich u. a. aus der Satzung gem. § 12 Abs. 3 und 6 LHG in der jeweils Gültigen Fassung, allgemeinen Studien- und Prüfungsordnungen oder Satzungen i.S.d. § 8 Abs. 5 LHG und weiteren gesetzlichen Vorgaben und Verwaltungsvorschriften (Bsp. LHO, VV-LHO, LArchG, LVwVfG, VwGO). Zudem können sich Aufbewahrungsfristen aus sozialversicherungsrechtlichen oder steuerrechtlichen Regelungen (z.B. in der Abgabenordnung) ergeben.
Hierin sind auch die Aufbewahrungsdauer und Archivierung von Prüfungsleistungen und Zeugnissen geregelt. Diese gelten sowohl für konventionelle Dokumente aus Papier als auch für elektronische Dokumente. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu 2 Jahre, evtl. 5 Jahre nach Erbringung der Prüfungsleistung (Modul- bzw. Modulteilprüfungsleistungen, Abschlussarbeiten, Abschlussprüfungsleistungen wie Bachelorarbeiten, Protokolle, mündliche Prüfungen).
Für studien- und prüfungsbezogene Nachweise (z. B. Leistungsnachweise, Notenlisten) beträgt die Aufbewahrungsfrist 1 Jahr.
Folgende Daten sind von der Verpflichtung ausgenommen und werden gem. § 12 Abs. 8 Satz 4 LHG 50 Jahre nach der Exmatrikulation gelöscht:

1. Familienname, Vorname, Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht, Anschrift, E-Mail-Adresse
2. Studiengang, Matrikelnummer
3. Praxissemester, Urlaubssemester oder sonstige Studienunterbrechungen
4. Ergebnis und Datum der Zwischenprüfung
5. Ergebnis und Datum der Abschlussprüfung mit Gesamtnote und den die Gesamtnote tragenden Einzelnoten
6. Datum der Immatrikulation und Exmatrikulation sowie Exmatrikulationsgrund

Die Verarbeitung der Daten nach Nummern 2 bis 6 wird nach der Exmatrikulation unverzüglich eingeschränkt.
Sind die Daten für die Erfüllung gesetzlicher Rechte und Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren - befristete - Weiterverarbeitung ist zur Erfüllung der Zwecke aus einem überwiegenden öffentlichen Interesse erforderlich. Ein solches überwiegendes Interesse liegt z.B. auch dann vor, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist und eine Verarbeitung zu anderen Zwecken durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ausgeschlossen ist.

In allen anderen Fällen löschen wir Ihre personenbezogenen Daten nach Erledigung des Zweckes, mit Ausnahme solcher Daten, die wir zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen weiter speichern müssen (z. B. sind wir aufgrund steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungsfristen verpflichtet, Dokumente wie z. B. Verträge und Rechnungen für einen gewissen Zeitraum vorzuhalten).

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) (sogenannte Drittländer) findet nicht statt.

Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) oder Art. 6 Abs. 1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:

Universität Ulm, Dezernat I, Abteilung Recht und Organisation, Helmholtzstraße 16, 89081 Ulm, datenschutz [at] uni-ulm.de

Sie haben zudem die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Königstraße 10 a
70173 Stuttgart
Tel.: 0711/615541-0
FAX: 0711/615541-15
E-Mail: poststelle [at] lfdi.bwl.de