Leitlinien für das Institutionelle Repositorium der Universität Ulm und der Technischen Hochschule Ulm

OPARU ist das multimediale Institutionelle Repositorium der Universität Ulm und der Technischen Hochschule Ulm (THU). Die Plattform wird vom Kommunikations- und Informationszentrum der Universität Ulm (kiz) und der Bibliothek der THU inhaltlich betreut und technisch vom kiz betrieben. OPARU bietet allen Angehörigen und Mitgliedern der Universität Ulm und der THU die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen zur elektronischen Publikation von Dokumenten und Daten (im Folgenden "Datensätze").

Über OPARU veröffentlichte Datensätze

• erhalten persistente Identifikatoren (DOI, URN)
• werden in relevanten Suchmaschinen und Katalogen indexiert
• werden für mindestens 5 Jahre öffentlich zugänglich gehalten
• werden für mindestens 10 Jahre aufbewahrt

Die Datensätze sollen im Sinne der Open Access Resolution der Universität Ulm und der Open Access Policy der THU unter möglichst offenen Lizenzbedingungen (CC BY) veröffentlicht werden, sofern keine Einschränkungen durch Rechte Dritter dem entgegenstehen. In diesem Kontext wird die Abgabe von Zweitveröffentlichungen explizit begrüßt.

Falls eine Zweitveröffentlichung nicht möglich ist, können extern publizierte Inhalte unter gesonderten Bedingungen an OPARU gemeldet und nachgewiesen werden (siehe Punkt 6 Universitäts-/Hochschulbibliografie).

Beim Betrieb und der Weiterentwicklung des Institutionellen Repositoriums werden Empfehlungen und Standardisierungen nationaler und internationaler Initiativen wie der Deutschen Initiative für Netzwerkinformation (DINI), der Open Archives Initiative (OAI), und des OpenAIRE einbezogen.

1. Die veröffentlichten Datensätze können verschiedene Formate haben, diese werden unter §3 näher spezifiziert. Textpublikationen werden in der Regel nur als offen lesbares PDF akzeptiert.
2. Ein über das Institutionelle Repositorium zu veröffentlichender elektronischer Datensatz erfüllt folgende Bedingungen:
   • Er ist zur Verbreitung in der Öffentlichkeit und zur öffentlichen Zugänglichmachung bestimmt.
   • Er entspricht den vorgegebenen technischen Parametern.
   • Er unterliegt keinen technischen Schutzmaßnahmen (z.B. DRM).
   • Der Datensatz kann aus mehreren Dateien bestehen. 
3. Die Dokumente und Daten, aus denen sich ein Datensatz zusammensetzt, werden vom Urheber/Rechteinhaber / von der Urheberin/Rechteinhaberin oder einer zur Veröffentlichung berechtigten Person über die Weboberfläche hochgeladen. Vor der abschließenden Veröffentlichung wird die Publikation bearbeitet (siehe §4c). Das kiz und die THU behalten sich jeweils das Recht vor, Dokumente und Daten mit Einverständnis der Urheber/Rechteinhaber / der Urheberin/Rechteinhaberin selbst einzubringen (siehe §4b).

3a Datensätze mit digitalen Objekten

Folgende Kategorien elektronischer Dokumente und Daten (digitale Objekte) werden für die Verbreitung über das Institutionelle Repositorium akzeptiert:

Textpublikationen

Liefern Sie Ihre Textpublikationen bitte im PDF-Format ab. Dabei empfehlen wir, für die Abgabe im Repositorium das Dokumentformat PDF/A zu nutzen. Folgende Arten an Textpublikationen können veröffentlicht werden:

• Veröffentlichungen von Angehörigen und Mitgliedern der Universität Ulm und der THU, die im Rahmen ihrer Arbeit / Forschung entstanden sind. Andere Veröffentlichungen, z.B. populärwissenschaftlicher Art, können ggf. nach Rücksprache hochgeladen werden, wenn besondere Gründe hierfür vorliegen.
• Studienabschlussarbeiten können veröffentlicht werden, wenn eine entsprechende Empfehlung durch den Betreuer vorliegt.
• Textpublikationen können um weitere Inhalte ergänzt werden, wenn diese im Zusammenhang mit der Textpublikation stehen (im Sinne von "Supplementary Materials"). Bitte wählen Sie nach Möglichkeit offene Dateiformate und geben Sie ggf. Hinweise zur Nachnutzung des veröffentlichten Materials an.
• Textpublikationen können Verweise auf externe Inhalte (z.B. in Fachrepositorien veröffentlichte Forschungsdaten) beinhalten, wenn diese über einen dauerhaften und eindeutigen Link (z.B. DOI, URN) referenzierbar sind.

Forschungsdaten

Forschungsdaten können als eigenständige Publikation veröffentlicht werden.

• Nach Möglichkeit sollten Forschungsdaten in nicht-proprietären Formaten angeboten werden. Für die Nachnutzbarkeit der Daten ist eine Readme-Datei oder ein ähnliches Dokument erforderlich, in dem alle für die Nachnutzung notwendigen Informationen enthalten sind.
• Forschungsdaten werden in OPARU als eigenständige Publikation veröffentlicht, erhalten einen eigenen DOI und können damit für sich alleine stehend zitiert werden. Sollten die Daten logisch zu einer Textpublikation gehören, kann die dazugehörige Textpublikation auf der Landing Page der Forschungsdaten referenziert werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Textpublikation in OPARU oder an anderer Stelle veröffentlicht wurde.

Weitere Ressourcentypen

Nach Möglichkeit sollten offene, nicht-proprietäre Dateiformate verwendet werden. Sofern es für die Nachnutzung der veröffentlichten Ressourcen nötig ist, soll zusätzlich eine Readme-Datei oder ein ähnliches Dokument, in dem alle für die Nachnutzung notwendigen Informationen enthalten sind, mitveröffentlicht werden.

 3b Datensätze ohne digitale Objekte

Darüber hinaus können auch Datensätze in OPARU eingestellt werden, die lediglich aus Metadaten bestehen. Hierbei kann es sich um den Nachweis gedruckter oder elektronischer Veröffentlichungen handeln. Die digitalen Objekte sind ggf. an anderer Stelle (z.B. Verlagswebseite, externes Repositorium) veröffentlicht oder abgelegt.

4a Nutzerinnen und Nutzer

1. Die elektronische Veröffentlichung ist für Angehörige und Mitglieder der Universität Ulm und der THU kostenfrei.
2. Für Mitglieder und Angehörige der Universität Ulm erfolgt die Authentifizierung über den kiz-Account. Personen, die über keinen kiz-Account verfügen, haben während und nach Ende ihrer Assoziation zur Universität Ulm unter bestimmten Umständen die Möglichkeit das Repositorium dennoch zu nutzen. Hierfür kann eine entsprechende Anfrage an den Service-Point Publikationsmanagement gestellt werden.
3. Für Mitglieder und Angehörige der THU übernimmt die THU Bibliothek die Einreichungen. Professorinnen und Professoren der THU können sich alternativ selbst einen eigenen OPARU-Account zur Einreichung anlegen.

 4b Abgabe der digitalen Objekte

1. Die Einreichung der elektronischen Dokumente und Daten zur Veröffentlichung über OPARU erfolgt online in einem passwortgeschützten Bereich innerhalb der Plattform via Upload und erfordert die Zustimmung zum Veröffentlichungsvertrag.
2. Eine Abgabe durch Dritte ist möglich. Hierfür stellen die Betreiber einen gesonderten Veröffentlichungsvertrag bereit, der ausgefüllt und unterschrieben werden muss.
3. Das kiz und die THU behalten sich jeweils das Recht vor, selbst Dokumente und Daten in das System einzubringen.

4c Qualitätssicherung

1. Die Qualitätssicherung umfasst eine Prüfung und Ergänzung der eingegebenen Metadaten. Zusätzlich wird eine bibliothekarische Sacherschließung durch die Mitarbeiter vorgenommen (Schlagworte, DDC-Klassifikation, etc.).
2. Die Inhalte der Dokumente und Daten selbst sind nicht Bestandteil der Qualitätssicherung. Es findet kein Peer-Review statt.

 4d Rechtliches

1. Ein Veröffentlichungsvertrag, in Kombination mit vom Autor/Rechteinhaber / von der Autorin/Rechteinhaberin gewählten Lizenzen, regelt die Rechte und Pflichten von Autor/Rechteinhaber bzw. Autorin/Rechteinhaberin und den Betreibern. Die Urheber- und Verwertungsrechte der Autoren und Autorinnen werden gewahrt. Bei Erstveröffentlichungen auf OPARU steht einer weiteren Veröffentlichung der Dokumente und Daten in Fachzeitschriften oder Monographien sowie auf anderen Systemen von Seiten der Betreiber von OPARU nichts entgegen.
2. Die Einhaltung der Urheber- und Verwertungsrechte und sonstige Rechte Dritter liegt in der Verantwortung der Autoren/Rechteinhaber / Autorinnen/Rechteinhaberinnen. Insbesondere dürfen keine Inhalte und Daten abgelegt werden, deren Speicherung, Veröffentlichung oder Nutzung gegen das Strafrecht, das Urheberrecht, das Datenschutzrecht oder das Persönlichkeitsrecht verstoßen. Die Universität Ulm und die THU übernehmen keine Haftung bei Rechtsverletzungen.
3. Nutzende haben bei der Nutzung der Dokumente und Daten die Rechtevermerke und Lizenzen zu beachten.
4. Die endgültig publizierten Dokumente und Daten sind nicht zur Veränderung bzw. Löschung vorgesehen. Entsprechende Maßnahmen können nur in Sonderfällen vom kiz durchgeführt werden, falls beispielsweise bei einer Parallelveröffentlichung Konfliktsituationen mit kommerziellen Verlagen auftreten. Falls ausnahmsweise eine Sperrung oder Löschung erfolgen muss, werden die stabilen URIs dennoch weiterhin aufgelöst, die ursprüngliche Datei ist jedoch nicht mehr abrufbar. Durch das Fortbestehen des auflösbaren URI bleibt nachvollziehbar, dass die betroffene Veröffentlichung existierte, aber zurückgezogen wurde.
5. Bei Dissertationen erfolgt die Veröffentlichung in Erfüllung der in der Promotionsordnung festgelegten Veröffentlichungspflicht und ist Teil des Promotionsverfahrens.
6. In OPARU werden alle Metadaten, mit Ausnahme des Abstracts, unter einer CC0-Lizenz bereitgestellt.

5a Verfügbarkeit und Betrieb

1. Die Verfügbarkeit von OPARU ist 24 Stunden und 7 Tage die Woche angestrebt, ausgenommen unumgängliche Wartungsarbeiten.
2. Der Betrieb des Dienstes erfolgt ausschließlich auf universitätseigenen Servern der Universität Ulm.
3. Die Verbreitung und öffentliche Zugänglichmachung der elektronischen Dokumente ist räumlich nicht eingeschränkt.

 5b Archivierung und Verifikation

1. OPARU ist der Dienst, der für die Langzeiterhaltung der Publikationen der Universität Ulm und THU vorgesehen ist.
2. Die Archivierungsdauer der digitalen Objekte beträgt mindestens 10 Jahre, die Online-Veröffentlichung mindestens 5 Jahre. Diese Zeiträume sind als Minimum im Sinne einer Langzeiterhaltung nach Punkt 5b, Nr.1 zu verstehen.
3. Die elektronischen Dokumente und Daten werden mit individuellen und dauerhaften Adressen - sog. Persistenten Identifikatoren - versehen. OPARU bezieht hierfür URNs (Unified Resource Names) über die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) und DOIs (Digital Object Identifiers) über DataCite.
4. Alle Veröffentlichungen, die in den Sammelauftrag der DNB fallen, werden von dieser eingesammelt und langzeitarchiviert. Dazu gehören u.a. die elektronisch publizierten Dissertationen der Universität Ulm.

 5c Erschließung und Auffindbarkeit

1. Das Auffinden der elektronischen Dokumente und Daten ist über die Suchfunktion der Plattform selbst, Bibliothekskataloge, Recherchen in bibliographischen Metadaten, sowie auch über regionale und überregionale Bibliothekssysteme, Suchmaschinen wie Google Scholar und OAI-Service Provider möglich.
2. Für die Erschließung, Speicherung und Archivierung der elektronischen Dokumente und Daten sowie für den Austausch der Metadaten werden internationale Standards wie die Richtlinien der Open Archives Initiative (OAI) genutzt.

Im Sinne einer Universitäts-/Hochschulbibliografie werden in OPARU alle Veröffentlichungen mit einer Affiliation zur Universität Ulm bzw. zur THU aufgenommen. Diese sind in OPARU entsprechend gekennzeichnet und dadurch von anderen Veröffentlichungen zu unterscheiden. Folgende Punkte sind zu beachten:

1. Die Universitäts- bzw. Hochschulbibliografie wird vom kiz bzw. der THU kontinuierlich aufgebaut und gepflegt.
2. Durch verschiedene Methoden der Datenakquise wird versucht, in OPARU ein möglichst umfassendes Gesamtbild des Publikationsoutputs der Universität Ulm bzw. der THU darzustellen. Es besteht jedoch kein Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
3. Wissenschaftler/Wissenschaftlerinnen der Universität Ulm können einzelne Veröffentlichungen oder eine Liste an Gesamtpublikationen über das Webformular in OPARU eingeben oder per E-Mail an das kiz senden (bevorzugt als BibTeX-Datei). Für die THU weist die Bibliothek der THU jährlich die Publikationen nach, beginnend mit dem Jahr 2021.
4. Die Universitäts- bzw. Hochschulbibliografie in OPARU ist öffentlich zugänglich. Die erfassten Veröffentlichungen werden nach erfolgreicher Abholung durch externe Anbieter auch extern sichtbar sein (z.B. in Google Scholar).
5. Nachweise von Veröffentlichungen, die nicht der Universität Ulm oder der THU zugeschrieben werden können, sind nicht Teil der Universitäts- bzw. Hochschulbibliografie, können aber dennoch in OPARU aufgenommen werden, damit Ulmer Wissenschaftler/Wissenschaftlerinnen ihre vollständigen Publikationslisten erfassen können.

Stand: November 2023