Das generelle Ziel ist, bei Bedarf das Zustandekommen schützenswerter Daten der Teilnehmer am Ort der Aufzeichnung von vornherein zu vermeiden. Dazu kann sowohl der Host entsprechende Einstellungen treffen als auch die Teilnehmer.

Vorbereitung

1. Es ist ausschließlich die lokale Aufzeichnung möglich. Achten Sie darauf, dass Sie genügend freien Plattenplatz (ca. 0,5 GB pro Stunde Aufzeichnung, vom Inhalt abhängig) auf Ihrem System haben. Die Aufzeichnungen werden standardmäßig im Ordner „Dokumente“ im dortigen Unterverzeichnis „Zoom“ gespeichert.
    
2. Prüfen Sie bitte folgende Einstellungen in Ihrem Zoom-Client und korrigieren Sie diese gegebenenfalls:
   • AktivierenSie die Option: „Einstellungen“ /  „Video“ / „Teilnehmer ohne Videoübertragung ausblenden“
   • Aktivieren sie die Option: „Einstellungen“ / „Video“ / "Ich sehe mich selbst beim Sprechen als aktiven Sprecher“.
      
3. Folgende Konfiguration in ihren Meeting Einstellungen uni-ulm.zoom.us/profile/setting muss aktiv sein:
   • Teilnehmer erlauben, sich selbst umzubenennen. (Das ist auch die ursprüngliche Standard-Einstellung)

Während des Meetings:
Mit folgenden Maßnahmen während eines Meetings lässt sich eine datenschutzkonforme Video- und Audioaufnahme technisch ausführen. Das Vorgehen dabei: Host und Teilnehmer sorgen dafür, dass am Ort der Aufzeichnung keine oder möglichst wenig schutzwürdigen Daten anstehen - und dass diese jedenfalls nicht aufgezeichnet werden.

Ablauf:

1. Informieren sie vor der Aufzeichnung die Teilnehmer. Sie können dazu folgende Folien benutzen: [Download] [Aktualisierung 20.04.2021].
2. Optional: Die Teilnehmer deaktivieren bei Bedarf ihre Kameras und Mikrofone
3. Die Teilnehmer benennen sich um und geben sich ein Pseudonym (spätestens bevor sie die erste Frage im Chat stellen.)
4. Der Host schaltet die Mikrofone aller Teilnehmer stumm (in der Teilnehmerliste unten: "alle stummschalten") und sorgt dafür, dass sie diese nicht selbst wieder aktivieren können. Dazu im dann auftauchenden Dialogfenster die Einstellung "Den Teilnehmern gestatten, ihre Stummschaltung selbst aufzuheben" deaktivieren!
5. Um sicher zu stellen, dass nur der Host bzw. die Bildschirmfreigabe aufgezeichnet werden, muss dieser sein Layout auf „Sprecheransicht“ ("active speaker view") einstellen (Option findet sich auf dem eigenen Video unter den drei Punkten „...“ rechts oben).
   Zur Information: In dieser Ansicht erscheint der Redner als Vollbild in der Aufzeichnung. Die „kleinen“ Videofenster anderer Teilnehmer werden nicht aufgezeichnet. Im Modus „Galerieansicht“ würden alle Videofenster auf der aktiven Seite aufgezeichnet.
6. Die Aufzeichnung starten
   Es wird aufgezeichnet: Ton des aktiven Sprechers, Kamerabild des aktiven Sprechers, ggf. seine Bildschirmfreigabe, Chatverlauf der Nachrichten, die der Aufzeichnende sieht.
   Nach dem Aktivieren der Aufzeichnung durch den Host erhält jeder Teilnehmer ein Popup-Fenster, das über die Aufzeichnung informiert und den Teilnehmern die Möglichkeit zum Teilnehmen (Button„Fortfahren“) oder zum Verlassen des Meetings (Button „Abbrechen“) bietet. Zu beachten ist, dass hier schon die Aufzeichnung läuft, während die Abfrage erfolgt. Aus diesem Grund ist der Schritt der Information der Teilnehmer, dass Sie bei Nichteinwilligung zur Aufzeichnung die Kamera und das Mikrofon ggf. abschalten und ihren Namen im Chat bei Bedarf durch ein Pseudonym ersetzen sollen, zwingend vorher erforderlich.
7. Zur Information:
   1. Teilnehmer, die sich erst während des Meetings einwählen, erhalten ebenso die Information, dass das Meeting aufgezeichnet wird und müssen zustimmen oder das Meeting wieder verlassen. Allerdings nur beim ersten Beitritt zu diesem Meeting. Wenn ein Teilnehmer das Meeting verlässt und sich dann erneut einwählt, unterbleibt die Information.
   2. Eine laufende Aufzeichnung wird jedem Teilnehmer links oben im Bildschirm angezeigt.
   3. Die Teilnehmernamen, die während der Übertragung auf den Videofenstern angezeigt werden, werden nicht aufgezeichnet.

Beenden des Meetings

1. Nach dem Beenden des Meetings wird auf dem Rechner des Aufzeichnenden das Video konvertiert. Hierbei werden die Video-Dateien in das MP4-Format umgewandelt, die Tonspuren werden zusätzlich noch in M4A-Dateien extrahiert.
2. Zur Veröffentlichung Ihrer Aufzeichnung verwenden Sie bitte ausschließlich die Videodatei (MP4 Format) und Opencast als die zentrale Videoplattform der Universität.

Rückfragen zur technischen Realisierung der Aufzeichnung stellen Sie bitte an helpdesk(at)uni-ulm.de mit dem Betreff "Aufzeichnung Zoom", Rückfragen zu den rechtlichen Rahmenbedingungen bitte an datenschutz(at)uni-ulm.de.

(Diese Beschreibung basiert in Teilen auf einer entsprechenden Handreichung der Universität Kassel)

 

Für Veranstalter (Hosts) von Zoom-Meetings besteht die Möglichkeit, diese aufzuzeichnen. Eine Aufzeichnung ist hierbei rechtzeitig vor dem Start der Aufzeichnung anzukündigen. Für Teilnehmende besteht die Möglichkeit, nicht aufgezeichnet zu werden. Hierzu muss die Kamera und/oder das Mikrofon spätestens bei der Ankündigung der Aufzeichnung abgeschaltet werden. Beiträge zur Veranstaltung können weiterhin über die Chat-Funktionalität erfolgen, der Teilnehmer kann dazu VOR seinem ersten Chat-Beitrag seinen Klarnamen durch ein Pseudonym ersetzen.

Nach dem Aktivieren der Aufzeichnung durch den Host erhält jeder Teilnehmer ein Popup-Fenster, das über die Aufzeichnung informiert und den Teilnehmern die Möglichkeit zum Fortfahren (Button „Fortfahren“) oder zum Beenden des Meetings (Button „Abbrechen“) bietet. Zu beachten ist, dass hier schon die Aufzeichnung läuft, während die Abfrage erfolgt. Wer ohne aufgezeichnet zu werden, an der Veranstaltung teilnehmen will, drückt bei ausgeschaltetem Mikrofon und ausgeschalteter Kamera auf „Fortfahren“.

Teilnehmer, die sich erst während des Meetings einwählen, erhalten ebenso die Information, dass das Meeting aufgezeichnet wird und haben die Wahl zwischen „Fortfahren“ und „Abbrechen“. Diese Information erfolgt jedoch nur beim ersten Beitritt zu diesem Meeting. Wenn ein Teilnehmer das Meeting verlässt und sich neu einwählt, unterbleibt die Information.

Eine laufende Aufzeichnung wird jedem Teilnehmer links oben im Bildschirm angezeigt.

Die Teilnehmernamen, die während der Übertragung auf den Videofenstern angezeigt werden, werden nicht aufgezeichnet.

Nach Aufzeichnungspausen oder bei einer zweiten Aufzeichnung im Meeting (Aufzeichnung stoppen und später erneut starten) erfolgt keine weitere Information über ein Popup-Fenster. Eine laufende Aufzeichnung ist allerdings am oberen linken Bildschirmrand zu erkennen.

Die Aufzeichnung einer Veranstaltung für die Lehre finden Sie in der Regel innerhalb 24 Stunden im entsprechenden Moodle Kurs.

Für Fragen wenden Sie sich bitte an helpdesk@uni-ulm.de mit dem Betreff „Aufzeichnung Zoom"

(Diese Beschreibung basiert auf einer entsprechenden Handreichung der Uni Kassel)