Service-Kategorie: Kommunikation

Das elektronische Telefonbuch (ETB) ist ein datenbankbasiertes Informationssystem, in dem die betriebliche Organisationsstruktur der Universität Ulm und ggf. der mit ihr in Verbindung stehenden Einrichtungen sowie die Zuordnung der Mitglieder dieser Organisationseinheiten und ihre Kontaktdaten abgebildet werden.

Das ETB verfügt über eine web-basierte und weltweit frei zugängliche Recherche-Schnittstelle, mit der eine Suche nach Personen oder Organisationseinheiten möglich ist.

Um den Datenbestand der an der Universität sowie dem Universitätsklinikum beschäftigten Mitarbeiter aktuell zu halten, wird monatlich ein Datenbankabzug in Form einer Textdatei aus den Personalverwaltungssystemen von Universität und Universitätsklinikum in das System eingespeist.

Über den Namen und die Zugehörigkeit zu Organisationseinheiten hinausgehende Informationen wie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer von Personen werden manuell editiert. Hierzu kommt eine Selbstbedienungsfunktionalität zur Anwendung:

Das ETB-Backend verfügt über ein Rollenkonzept, welches es berechtigten Mitarbeitern mit einem kiz-Account erlaubt, Attribute wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Raumnummer etc. von Personen oder Organisationseinheiten hinzuzufügen oder zu entfernen. Personen, die in den führenden Personalverwaltungssystemen nicht existieren und deswegen nicht über den Importmechanismus angelegt werden, können im Bedarfsfall ebenfalls über das Backend hinzugefügt werden.

Das Rollenkonzept ist so aufgebaut, dass gewisse Rollen in Ihrer Funktionalität eingeschränkt sind. So ist es beispielsweise für einen Administrator nicht möglich, externe Personen hinzuzufügen, während für einen Administrator eines Gremiums dies durchaus möglich ist.

Zugang (mit/ohne Login): Elektronisches Telefonbuch (ETB)

Leistungsmerkmale

Frontend (weltweit frei zugänglich)

Die Suche im ETB nach Personen und Organisationseinheiten ist im Sinne eines Auskunftssystems frei zugänglich und richtet sich sowohl an Mitglieder der Universität als auch an die Öffentlichkeit.

• Webbasierte Suche, welche über die komplette betriebliche Organisationsstruktur der Universität nach Organisationseinheiten oder Personen filtert.
• Navigation durch die betriebliche Organisationsstruktur.

Backend

Die Nutzung der Editierfunktionen im Backend ist auf Personen mit einem kiz-Account, in der Regel Mitglieder der Universität, beschränkt.

• Importfunktion der Identitätsdaten und der Zugehörigkeit zu Organisationsheiten aus den Personalverwaltungssystemen der Universität und des Universitätsklinikums in Form einer Textdatei.
• Benutzer mit einem kiz-Account haben die Möglichkeit, folgende Attribute ihres eigenen ETB-Eintrags zu ändern.
  • Adresse
  • Fax
  • Mobil
  • Raumnummer
  • Telefonnummer
  • Mobilfunknummer
  • Link auf Website (WWW)
  • Sichtbarkeit (3 Stufen: unsichtbar, innerhalb des Uni-netzes, weltweit)
  • Profilbild, das im Typo3-Plugin angezeigt wird
• Es können neue Personen manuell angelegt werden.
• Neue Organisationseinheiten lassen sich anlegen.
• Gesamte Organisationseinheiten lassen sich verschieben, löschen und umbenennen.
• Organisationseinheiten können ebenfalls mit Attributen ausgestattet werden
  • Telefondisplayname
  • Adresse
  • E-Mail
  • Fax
  • Telefonnummer
  • Mobilfunknummer
  • Raumnummer
  • Link auf Website (WWW)

Rollenkonzept

• Personen mit einem kiz-Account und ohne zusätzliche administrative Rolle können nur ihren eigenen ETB-Eintrag ändern.
• Es gibt 3 Administratorrollen für die Pflege der Daten:
  • Abteilungs-Administrator: Kann die ihm zugewiesene Organisation und alle darunterliegenden Organisationseinheiten sowie deren Mitarbeiter bearbeiten.
  • Abteilungs-/Gremien-Admin: Kann zusätzlich zum Abteilungs-Administrator externe Personen hinzufügen.
  • Superadministrator: Hat Zugriff auf alle Funktionalitäten. Diese Rolle ist auf Mitarbeiter des kiz beschränkt.
• Inhaber einer administrativen Rolle können diese Rolle selbständig ohne Beteiligung der Superadministratoren weiteren Personen zuordnen.

Dienstleistungszeiten

24 x 7 x 365

Antragsmodalitäten

Zur Nutzung der Recherche-Funktionen des Dienstes ist kein Antrag erforderlich. Zum Editieren der Einträge im ETB-Backend ist mindestens ein kiz-Account (eigene Daten) sowie eine erweiterte Rolle erforderlich (Einträge von Instituten und deren Mitarbeitern). Die Zuordnung von erweiterten Rollen (Ausnahme: Superadministrator) erfolgt in der Regel dezentral durch die jeweilige Organisationseinheit, kann aber erforderlichenfalls auch vom kiz vorgenommen werden.

Gebühr / Entgelt

Für den Service werden keine Gebühren oder Entgelte in Rechnung gestellt.