Der Versand von Informationen und Dokumenten per E-Mail ist fester Bestandteil der dienstlichen und geschäftlichen Korrespondenz. Die Universitätsleitung, die zentrale Verwaltung, das kiz und andere universitäre Einrichtungen kommunizieren untereinander und mit Beschäftigten und Studierenden offiziell per E-Mail. Leider versuchen auch Phisher, Spammer und Scammer ihre E-Mails so offiziell wie möglich aussehen zu lassen und so beim Empfänger Vertrauen zu erwecken. Inhalte von E-Mails sind leicht kopierbar und auch Absender kann man leicht fälschen.

Zum Glück gibt es eine einfache Möglichkeit, die Echtheit und Unveränderlichkeit von E-Mails zu garantieren: die digitale Signatur. Dies ist ein kryptographischer Nachweis, dass eine E-Mail wirklich von dem Absender kommt, und dass die E-Mail auf dem Weg zum Empfänger nicht verändert wurde.

Das kiz bietet als Dienstleistung allen Mitgliedern der Universität die Möglichkeit, ein personengebundenes Nutzerzertifikat von GÉANT/TCS/Sectigo zu erhalten, das zur Signierung von E-Mails verwendet werden kann. Es ist das Ziel der Informationssicherheitsbeauftragten von Universität und kiz, dass künftig alle offiziellen E-Mails von Einrichtungen der Universität digital signiert sind. Eine zunehmende Zahl von Beschäftigten des kiz versendet bereits digital unterschriebene E-Mails.

Wenn eine E-Mail digital signiert ist, können Sie die Echtheit in Ihrem E-Mail-Programm überprüfen. Bei Thunderbird wird in diesem Fall in der Nachricht ein Symbol ("S/MIME" Symbol mit Sigel) angezeigt. Wenn Sie auf das Symbol klicken, können Sie die Details der elektronischen Signatur und deren Gültigkeit überprüfen:

Hinweis: Je nach Zertifizierungsstelle (DFN-PKI bis August 2023, GÉANT/TCS/Secitgo ab September 2023) sehen die Signaturen leicht unterschiedlich aus. Beispiele für beide Varianten sind unten abgebildet.