Service Kategorie: E-Mail, Kalender & Zusammenarbeit

CloudStore ist ein Online-Speicherdienst auf Basis von Nextcloud (http://nextcloud.com). Das System wird vom kiz auf Servern der Universität Ulm betrieben. Für Nutzer der Universität wird damit ein Datenaustauschdienst angeboten, mit der Möglichkeit zur Synchronisation von Daten zwischen unterschiedlichen Geräten aber auch Nutzern. Der Zugriff geschieht plattformübergreifend per Web-Browser oder über spezielle Client-Anwendungen, die für diverse Betriebssysteme zur Verfügung stehen, darunter auch für mobile Endgeräte wie Tablets und Smartphones.

Darüber hinaus können Textdokumente, Tabellen oder Präsentationen gemeinsam bearbeitet werden.

Login: CloudStore

Leistungsmerkmale

• Zugang zum Dienst über ein Web-Interface, mit dessen Hilfe Ordner angelegt und anderen Nutzern zugänglich gemacht werden können. In diese Ordner können Dateien hoch- und heruntergeladen werden, auf die dann auch andere Nutzer Zugriff erhalten können. Die maximale Größe einer einzelnen Datei kann beim Upload 6 GB betragen. Dies setzt jedoch im Allgemeinen die 64-Bit-Version eines Web-Browsers voraus. Andernfalls ist die Größe auf 2 GB bzw. 4 GB pro Datei beschränkt.
• Der Dienst unterstützt den Zugriff über IPv6.
• Jeder Nutzer hat ein Online-Speicherkontingent von 20 GB zur Verfügung. Dieses kann in gut begründeten Fällen bis auf maximal 100 GB erweitert werden.
• Gelöschte Dateien verbleiben in der Regel für mindestens 45 Tage in einem elektronischen Papierkorb bevor sie nach spätestens 90 Tagen automatisch endgültig gelöscht werden. Dies kann vom Nutzer auch jederzeit früher angestoßen werden. Im Fall eines fast ausgeschöpften Speicherkontingents werden Dateien im Papierkorb nach 45 Tagen gelöscht. Bitte beachten Sie, dass auch die Bandsicherungen des kiz nur drei Monate zurück reichen und der Inhalt der "elektronischen Mülleimer" nicht gesichert werden.
• Dateien und Ordner, die nur für einen kurzen Zeitraum zur Verfügung gestellt werden sollen, können mit den systemweit vordefinierten Merkmalen „tmp-3days“ oder „tmp-7days“ versehen werden. Diese Einstellung sorgt dafür, dass die so markierten Daten automatisch nach Ablauf von drei bzw. sieben Tagen gelöscht werden.
• Mit externen Nutzern ohne kiz-Account können Dateien und Ordner über die Zusendung eines eindeutigen Links geteilt werden. Zusätzlich können diese Links bei der Erstellung auch so konfiguriert werden, dass ein Zugriff mit einem Schreibschutz oder auch mit einem Passwort erfolgt.
• Sowohl für verschiedene Betriebssysteme (Linux, MacOS und Windows) als auch für verschiedene mobile Endgeräte (Android, iOS) werden spezielle Client-Anwendungen angeboten, die eine automatische Synchronisation ausgewählter Datenbereiche mit dem CloudStore-Server ermöglichen. So können Daten über verschiedene Endgeräte hinweg synchron gehalten werden. Die Anwendungen sind in den jeweiligen App-Stores bzw. auf nextcloud.com verfügbar.
• Einrichtungen der Universität kann darüber hinaus, in begrenztem Umfang und nach Antrag, auch ein nicht-persönlicher Bereich bereitgestellt werden. Dies ist ausschließlich für Einrichtungen auf Basis des Organigramms möglich, nicht für interne Untergliederungen wie Arbeitsgruppen o.ä.
  
  Hinweis:
• Die aktuellen Versionen des Windows-Clients verhalten sich in Active Directory-Domänen, die Roaming Profiles für die Benutzerkonten verwenden, nicht regelkonform. Administratoren stellen wir bei Bedarf einen Workaround zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich dazu an den Helpdesk.
• Die Übertragung der Daten erfolgt verschlüsselt.
• Die für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderliche datenschutzrechtliche Abklärung (Erstellung eines VVTs, etc.) ist durch den Nutzer des Services zu erbringen. An der Universität Ulm ist das Team Datenschutz (Dez. I) die zentrale Ansprechstelle für diese Fragestellungen. 
• Der Dienst ist primär als Synchronisationsmechanismus zwischen Endgeräten und Nutzern konzipiert und nicht als Archiv-/Speichersystem in der Cloud. So lange das Volumen dies zulässt, werden die Daten aber regelmäßig gesichert. Dies geschieht zum einen mit Hilfe von ZFS Snapshots, die für den letzten Tag auf stündlicher und für die letzten vier Wochen auf täglicher Basis erstellt werden. Zum anderen werden die Daten täglich mit Hilfe des Backup-Dienstes des kiz gesichert.
• Um sicherzustellen, dass das Backup eine für eine zeitnahe Wiederherstellung des Gesamtsystems kritische Größe nicht überschreitet, behält sich das kiz den Ausschluss von Dateien aus dem Backup vor. Als Kriterien dienen z.B. folgende Eigenschaften von Dateien (keine abschließende Auflistung):
  • Größe
  • Typ (CD/DVD-Image, …)

Nutzergruppen

Mitglieder und Angehörige der Universität Ulm. Externe können zur gemeinsamen Nutzung ausgewählter Dateien per Link eingeladen werden.

Dienstleistungszeiten

24 x 7 x 365 (im Regelfall)

Davon ausgenommen sind Zeitfenster für Wartung, bei denen Updates und Patches eingespielt werden. In der Regel werden diese vorher angekündigt. In kritischen Fällen kann das jedoch auch ohne Ankündigung erfolgen.

Antragsmodalitäten

Ein separater Antrag zur Nutzung des Dienstes ist nicht erforderlich. Benötigt wird lediglich ein gültiger kiz-Account. Nach einmaliger Anmeldung über einen Web-Browser kann der Dienst auch mittels Desktop- oder Mobil-Anwendung genutzt werden.

Gebühr / Entgelt

Zur Zeit werden für den Dienst keine Gebühren oder Entgelte in Rechnung gestellt.