Service-Kategorie: Campus & Business

Mobility-Online ist eine integrative, webbasierte Softwarelösung, die auf die Automatisierung und Optimierung von Abläufen im Auslandsbüro zugeschnitten ist. Dies umfasst die Abbildung von Bewerbungs- und Mobilitätsprozessen, inklusive des Outgoing- und Incoming-Austausches von Studierenden, Lehrkräften und Mitarbeitern sowie die zentrale Verwaltung internationaler Partnerschaften und Vereinbarungen.

Der Dienst wird als SaaS betrieben, Anbieter ist die Firma SOP (Österreich): https://www.sop.co.at/hochschulen/mobility-online

Leistungsmerkmale

1. Funktionalitäten

Die Software Mobility-Online beeinhaltet folgende Funktionsbereiche:

• Bewerbungs- und Mobilitätsmanagement (Sachbearbeiter) | Workflow (Bewerber)
• Kooperations- und Vertragsmanagement
• Statistik- und Berichtswesen
• Stipendienverwaltung
• Digitaler Datenaustausch (u.a. EWP-Konformität)
• Kommunikation (z.b. automatisierte E-Mail-Kampagnen, Event- und Veranstaltungsmanagement)

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2. Abgebildete Mobilitätsangebote

In Mobility-Online sind vs. Programme/Abläufe abgebildet, für die gesondert Betreuungsbedarf anfällt.

(1) Incoming-Bereich (Mobilitäten aus dem Ausland nach Ulm):

• Mobilitäten außerhalb des EU-Raums: Studierendenmobilität
• Erasmus+ (SMS)  mit SEMP (Schweiz): Studierendenmobilität
• GUC (German-University-Cairo): Studierendenmobilität
• GUC (German-University-Cairo): BMBF-Förderlinie für Mobilität von Wissenschaftlern*

*Prozess nicht in Betrieb

(2) Outgoing-Bereich (Mobilitäten von der Universität Ulm ins Ausland):

• Mobilitäten außerhalb des EU-Raums: Studierendenmobilität
• Erasmus+ (SMS) mit SEMP (Schweiz): Studierendenmobilität 
• Erasmus+ (SMS) - Fachbereich Medizin: Mobilitäten für Medizinstudierende
• Erasmus+ (STA) Dozierende und wissenschaftliches Personal*
• Erasmus+ (STT) Mitarbeitermobilität*
• PROMOS (DAAD): Förderung von selbsorganisierten Auslandsmobilitäten (Studium, Praktikum, (Sprach-) Kurse)

*Prozess nicht in Betrieb

(3) Sonstige Förderlinien:

• STIBET (DAAD): Individuelle Förderung von ausl. Studierenden in finanzieller Notlage

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3. Seviceleistungen im Überblick

Die Betreuungsleistungen umfassen:

3.1 Customizing und Prozessentwicklung

• Dokumentation der Anforderungen der Fachabteilung (International Office sowie weitere Prozessbeteiligte, wie z.B. Studiensekretariat)
• Klärung der Realisierbarkeit der Anforderungen in Abhängigkeit von vorhandenen technischen Funktionalitäten und Möglichkeiten. Ggfls. Besprechung von umfangreicheren/speziellen Requests mit dem Servicedienstleister (SOP) zur Bewerbung der Realisierbarkeit
• Prozessentwicklung:
  • Erfassung von IST-Abläufen, darauf basierend Entwicklung von Soll-Abläufen und Dokumentation von Anforderungen in Zusammenarbeit mit der Fachabteilung

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3.2 Implementierung:

• Dokumentation und Skizzierung von geplanten Implementierungen (z.B. Erweiterungen eines Bewerberworkflows um zusätzliche Schritte)
• Realisierung auf Testumgebung und Durchführung von Testabläufen
• Umsetzung auf Livesystem und Freigabe

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3.3. Systembetreuung

3.3.1 Datenpflege und Systemkonfiguration 

• Einrichtung und Aktualisierung von Bewerbungsfristen
• Einrichtung und Akualisierung von Hintergrund-Jobs 
• Pflege von Stammdaten (Partnerschaften, Kontakte, Studiengänge, Semesterdaten, etc.)
• Aktualisierung von Mail- und Dokumentenvorlagen
• Anpassung von Onlineformularen (Bewerbungsformulare, Fragebögen) und Implementierung neuer Feld
• Anpassung  von Workflowschritten (Bewerberansicht)
• Anpassung von Pipelineschritten (Sachbearbeiteransicht)
• Konfiguration von diversen Funktionalitäten (z.B. Regeln zur autom. Stipendienberechnung)

3.3.2 Fehleranalyse und Debugging

• Hilfestellung bei technischen Anwendungsproblemen sowie Fehlermeldungen, die von den Nutzern gemeldet werden.
• Differenzierung zwischen technischen Fehler und prozesbezogenen mplementierungs(fehlern) (welche die Kriterien eines technischen Systemfehlers nicht erfüllen)
• Ursachenanalyse und Lösungsbereitstellung (u.a. über  Implementierungs- und Konfigurationsänderungen) sowie Problem- und Lösungsdokumentation
• Bei schwerwiegenden Problemen, die nicht selbst gelöst werden können: Verfassen von Tickets und Bearbeitung von Fehlern mit Serviedienstleister (SOP)
• Bei Fragen zu inhaltlichen Implementierung ggfls. Rücksprache bezgl. Best-Practice-Lösungen mit Dienstleister (SOP) 

3.3.3 Schnittstellenmanagement:

• Implementierung und Konfiguration von Schnittstellen zum Datenaustausch mit uni-internen Drittsystemen:
  • IDM (Shibboleth)
  • HISinOne (APP, STU, EXA, BI)
• Realisierung eines standardisierten digitalen Datenaustausches (Erasmus-without-Paper) mit Partneruniversitäten und -Hochschulen:
  • Vetragsmanagement (Inter Institutional Agreements)
  • Studienleistungen (Learning Agreements, Transkript of Records)
  • Bewerberdaten (Nominierung)
  • Austausch von zentralen, systemübergreifenden Kennziffern (European Student Identifier, European Student Card)
•  Datenabgleich mit außereuropäischen Hochschulen: Übermittlung von Bewerberdaten

3.3.4 Nutzer- und Berechtigungsverwaltung:

• Anlage von Nutzerkonten (Sachbearbeitung) auf Anforderungen (Fachabteilung)
• Vergabe von Rollen gem. Anforderung
• Implementierung von Rollen mit abgestufen Rechten
• Regelmäßige Überprüfungen der Nutzeraccounts und Rollenzuordnungen

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3.4 Reporting

• Erstellung von Auswertungen in Absprache mit der Fachabteilung
• Bereitstellung von Berichten zum selbständigen Abruf durch Endnutzer
• Konfiguration von Exportschnittstellen zur automatisierten Aufbereitung  von Daten zur Weitergabe an Drittsysteme, z.B. Beneficiary Module (EU)
• Durchführung und Testen von Datenimporten in Fremdsysteme 

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 3.5. Projektmanagement:

Erfassung von Arbeitsständen und Planen von Entwicklungsschwerpunkten in Abstimmung mit den Fachbereichen

Nutzergruppen

Studierende und Mitarbeitende

Dienstleistungszeiten

24 x 7 x 365

Antragsmodalitäten

Freischaltung der kiz-Kennung durch Systembetreuung und auf Antrag der Abt. II-3. Kontakt läuft aktuell über Funktonsadresse (mobility-online@uni-ulm.de).

Gebühr / Entgelt

Für den Service werden keine Gebühren oder Entgelte in Rechnung gestellt.