Service Kategorie: Campus & Business

Der Service umfasst die Betreuung des SAP-ERP-Systems und der dazu eingesetzten SAP-Module aus anwendungstechnischer Sicht. Die Abkürzung ERP steht dabei für Enterprise Resource Planning und bezeichnet eine Software-Lösung zur Abdeckung sämtlicher in einem Unternehmen bzw. einer Organisation ablaufender Geschäftsprozesse. ERP integriert mehrere Geschäftsanwendungen sowie Stamm- und Bewegungsdaten, die in einer zentralen Oracle-Datenbank verarbeitet und gespeichert werden.

Für die elektronische Rechnungsverarbeitung ist zudem das AddOn Produkt VIM (Invoice Management) von OpenText im SAP ERP integriert, das die digitale Rechnungslegung der Universität Ulm ermöglicht.

Über das Systen SAP PO (= Process Orchestration) werden Schnittstellen zu anderen Systemen implementiert und gemanaged.

Der Service umfasst die Betreuung des SAP-ERP-Systems und der dazu eingesetzten SAP-Module aus anwendungstechnischer Sicht. Die Abkürzung ERP steht dabei für Enterprise Resource Planning und bezeichnet eine Software-Lösung zur Abdeckung sämtlicher in einem Unternehmen bzw. einer Organisation ablaufender Geschäftsprozesse. ERP integriert mehrere Geschäftsanwendungen sowie Stamm- und Bewegungsdaten, die in einer zentralen Oracle-Datenbank verarbeitet und gespeichert werden.

Leistungsmerkmale

An der Universität Ulm werden folgende Module im SAP-ERP eingesetzt:

• FI (Finanzbuchhaltung)
• FI-AA (Anlagenbuchhaltung)
• CO (Controlling, Kostenrechnung)
• PSM-FM (Haushaltsmanagement)
• PSM-GM (Fördermittelmanagement)
• MM (Materialwirtschaft – Beschaffung)
• SD (Vertrieb)
• VIM (E-Rechnung)

Die Leistungen umfassen:

1. Fehleranalyse

• Hilfestellung bei technischen Anwendungsproblemen sowie Fehlermeldungen aus der Anwendung, die von den Nutzern gemeldet werden
• Ursachenanalyse und Lösungsbereitstellung (u.a. über Suchen und Einspielen von SAP-Hinweisen, Implementierungs- und Konfigurationsänderungen, Kundenmeldungen an SAP) sowie Problem- und Lösungsdokumentation
• Anlage, Verwaltung und Bearbeitung von Kundenmeldungen über SAP Service Marketplace
• Anlegen von Änderungsaufträgen sowie deren Transport
• Bei schwerwiegenden Problemen Bearbeitung zusammen mit Nutzern aus dem Dezernat IV und externen SAP-Beratern
• Fehleranalyse und -behebungen nach Einspielen von regelmäßigen Patches und Updates ins SAP ERP
• Bearbeitung von anwendungsbezogenen Schnittstellenproblemen (betreffen „Schnittstellenmanagement über SAP PO“ und LSMW). LSMW als Bestandteil des SAP-Systems ist eine anwendungsübergreifende Komponente. Sie verfügt über Standard-Schnittstellen, um Daten in die Anwendungsmodule einzulesen.
• Anwendungsbezogene Analyse und Lösung von Laufzeitfehlern

2. Programmierung

• Programmierung (z.B. Einbau von Validierungen)
• Formulare anpassen
• ERP-Schnittstellenprogrammierung (z.B. Einlesen von Excel-Dateien)
• Entwicklungen bei Neuanforderungen (z.B. kundeneigene Berichte)
• Massenpflege von Stammdaten (wenn mit Standardtools nicht möglich)
• Einrichten und Anpassen von Hintergrund-Jobs für Anwender

3. Customizing

• Customizing zusammen mit Key-Usern aus Dezernat IV  bei Neuanforderungen (z.B. Mahnwesen, neuer Einkäufer o.ä.)
• Bei schwierigeren Fällen, Bearbeitung zusammen mit den Nutzern aus dem Dezernat IV und externen SAP-Beratern

4. Workflow

• Anpassung und Verbesserung von Workflows
• Monitoring der Workflows

5. Nutzer- und Berichtigungsadministration

• Verwalten von Nutzer Accounts gemäß abgestimmter Beantragungsverfahren
• Vergabe von Rollen gemäß abgestimmten Genehmigungsverfahren

6. Schnittstellenadministration

• Regelmäßiges Monitoring der Messageverarbeitung im SAP ERP und SAP PO
• Fehleranlayse und -behebung im SAP ERP und SAP PO

Nutzergruppen

Beschäftigte der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV), insbesondere von Dezernat IV – Finanzen.

Dienstleistungszeiten

24 x 7 x 365

Offline Wartungsarbeiten an Produktivsystemen werden generell ab Freitag Nachmittag bis Montag früh durchgeführt.

Wartungsarbeiten an Entwicklungs- und Testsystemen werden ggf. auch unter der Woche durchgeführt.

Antragsmodalitäten

Der Zugang zum SAP ERP wird schriftlich über den jeweiligen Abteilungsleiter oder die Leitung von Dezernat IV – Finanzen beantragt.

Nach Zustimmung der Leitung wird der Antrag per E-Mail an die Adresse kiz.sap-support(at)uni-ulm.de an den zuständigen SAP-Administrator des kiz übermittelt. Der Antrag muss mindestens enthalten:

• Name und Kontaktdaten
• die zu berechtigenden Rollen
• die Gültigkeitsdauer der Zugriffsberechtigung

Wird ein Zugriff auf das SAP ERP von einem Beschäftigten angefordert, der nicht dem Dezernat IV angehört, ist auf jeden Fall die Zustimmung der Dezernatsleitung IV erforderlich.

Gebühr / Entgelt

Für den Service werden keine Gebühren oder Entgelte in Rechnung gestellt.