Service-Kategorie: Campus & Business

Mit der kommerziellen Software Regisafe wird für die Zentrale Universitätsverwaltung die Funktionalität eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bereitgestellt. Unter Verwendung eines windows-basierten Clients können durch das einheitliche Ablagesystem (Implementierung von Aktenplänen) und die integrierten Suchmechanismen (Volltext, Phonetik, Synonyme) auch große Datenmengen transparent gehalten und nach unterschiedlichsten Kriterien recherchiert werden (Akten, Vorgänge, Adressen, E-Mail, Aktenzeichen etc.). Das System ermöglicht die Abbildung effizienter Workflows und stellt die Revisionssicherheit der archivierten Dokumente sicher. Über den Schriftstück-Viewer können alle Dokumente genutzt werden, auch wenn die proprietäre Anwendungssoftware, mit der die Dokumente erstellt wurden, am Client-Arbeitsplatz nicht installiert ist.

Leistungsmerkmale

• Implementierung von Aktenplänen (Organisationsverwaltung)
• Abbildung von Teilakten (Vorgangsverwaltung)
• Schriftgutverwaltung aller Arten von Dateien
• Integrierter Schriftstück-Viewer mit Voransicht
• Volltext-Recherche in Datei-Inhalten und Metadaten incl. Suche mit Phonetik und Synonymen
• Schriftgut-Scanner (Twain, Netzwerk) mit automatischer Korrektur (leere Seiten und schwarze Ränder entfernen, Geraderichten), Stapelverarbeitung und Nachbearbeitungsoption
• Versionierung von Dokumenten
• Modulübergreifende Suchfunktion
• Benutzerverwaltung mit Zugriffsrechten incl. Rechten und Hierarchisierung
• Delegierung von Rechten zur Benutzerverwaltung an Bereichs-Administratoren
• Druckfunktion für Schriftgut und andere Inhalte (Aktenplan, Tabellen, Trefferlisten etc.)
• Check-out / Check-in von Dateien zur Bearbeitung außerhalb des Dokumentenmanagementsystems
• Sitzungsverwaltung: Organisation von Sitzungsvorlagen und Sitzungsprotokollen sowie anderen dazugehörenden Schriftstücken
• Adressverwaltung zur Übernahme in E-Mail- und Textverarbeitungsprogramme u.a. auch zur Erstellung von Serienbriefen
• Registraturverwaltung u.a. mit barcode-basierter Aktenanforderung, Erstellung von Beschriftungsetiketten und Legscheinen sowie Synchronisation von elektronischen und papiergebundenen Akten
• Definition und Implementierung von Workflows
• Implementierung von Vertretungsregelungen
• Objekt-basierte Protokollierung von Aktivitäten (z.B. Änderungen, Zugriff, Versand)
• Optionale Nutzung elektronischer Signaturen zur Unterschrift von Schriftgut (Stufe 2 Signaturgesetz)
• Synchronsicherung des gesamten Datenbestandes u.a. mithilfe von Transaktionsdateien, Langzeitarchivierung auf WORM-Medien
• Weitergehende Sicherheitsfunktionen durch optionale Verschlüsselung und Integritätsprüfung von Dateien durch Hashes

Nutzergruppen

Mitarbeiter der Zentralen Universitätsverwaltung

Dienstleistungszeiten

24 x 7 x 365

In unregelmäßigen Zeitabständen erforderliche Systemarbeiten werden in betriebsschwachen Zeiten durchgeführt. Dies ist in der Regel nach 17:00 Uhr bzw. während der allg. Mittagspause von 12:00 bis 12:30 der Fall.

Antragsmodalitäten

Der Zugang zu Regisafe ist von berechtigten Nutzern formlos beim Dezernat III zu beantragen bzw. wird bei Neueinstellungen von Personal mit entsprechendem Aufgabengebiet automatisch beantragt. Nach Prüfung der Anspruchsberechtigung durch das Dezernat III beantragt dieses beim kiz die Einrichtung des Accounts.

Technisch sind für den Zugang zu Regisafe außerdem ein windows-basiertes Client-Programm sowie ein Zugang zum Verwaltungsnetz (ggf. via VPN) erforderlich.

Gebühr / Entgelt

Für den Service werden keine Gebühren oder Entgelte in Rechnung gestellt. Sofern Erweiterungen oder Anpassungen der Funktionalität extern beim Hersteller beauftragt werden müssen, hat der Nutzer die damit verbundenen Kosten zu tragen.