Das Zulassungssystem HIS-GX Modul ZUL ist ein Programmsystem zur Unterstützung aller verwaltungstechnischen Prozesse, die im Zusammenhang mit einer Bewerbung zum Hochschulstudium auftreten. HIS-GX Modul ZUL lässt sich in die Bereiche Bewerberdatenerfassung, Studienplatzvergabe und Systempflege einteilen. 

Leistungsmerkmale:

• ZUL dient der Erfassung und Bearbeitung von Bewerberdaten und Antragsdaten und realisiert die Vergabe von Studienplätzen.
• Es wird laufend an neue Entwicklungen der Zulassungsvorschriften und -organisation angepasst.
• ZUL unterstützt hochschuleigene Auswahlverfahren (ein- und zweistufig). Die Kriterien sind dabei studiengangspezifisch konfigurierbar.
• Es können örtliche Zulassungsverfahren (NC-Verfahren) und Eignungsfeststellungsverfahren (hochschuleigene Auswahlverfahren) durchgeführt werden.
• Landesspezifische Zulassungsverordnungen können abgebildet werden, die Eignungskriterien können für jeden Studiengang individuell konfiguriert werden.
• Eine Online-Bewerbung ist mittels QISZUL möglich.
• Für Auswertungen wie Statistiken, Listen, Bescheide steht das Zusatztool ISY zur Verfügung.
• Parametereinstellung
• Zugriffsberechtigungen
• Übergang zu einem neuen Bewerbungssemester vorbereiten

Nutzergruppen:

Mitarbeiter der Zentralen Universitätsverwaltung in den Abteilungen:

• Abteilung II-1 Zulassung 
• Abteilung II-2 Studiensekretariat
• Abteilung II-4 Zentrale Studienberatung (lesende Rechte)
• Abteilung IV-3 Finanzbuchhaltung, Kasse und Steuern (lesende Rechte)

Antragsmodalitäten

Die Abteilungsleitung von Dezernat II-1  beantragt für berechtigte Nutzer über das Ticketsystem (kix) des kiz die Einrichtung eines ZUL-Accounts.

QISZUL erlaubt Bewerbern, sich über das Internet über das Studienangebot einer Hochschule zu informieren ihre Daten selbst zu erfassen und als Bestätigung auszudrucken. Die erfassten Daten stehen sofort zur Weiterverarbeitung der Sachbearbeitung zwecks Prüfung/ Vervollständigung bereit. Und dem Bewerber nach dem Bewerbungsvorgang um einen Überblick über den Workflow, automatisierte Informationen über fehlende Unterlagen sowie den Stand des Verfahrens zu erhalten.

Leistungen der Zulassungsverwaltung: 

• Rechte & Rollenkonzept

Leistungen des kiz:

• Aktualisierungen und Konfiguration der eingesetzten Software
• Betreuung der Nutzer bei technischen Problemen.
• Aktualisierung der Layouts von Anträgen und Bescheinigungen in Zusammenarbeit mit der Zulassungsabteilung

Nutzergruppen

Bewerber/innen.

Antragsmodalitäten

Für Bewerber ist kein separater Antrag erforderlich, Erfassung der Bewerber durch das Erfassen und Absenden eines Zulassungsantrags

Anfrage durch autorisierte Person aus der Fachabteilung, Zulassungsabteilung ans Ticketsystem

POS ist das Prüfungsverwaltungsmodul von HIS-GX für die Prüfungsämter der Hochschulen. Es bildet sämtliche Arbeitsbereiche auf dem Sektor der Prüfungsverwaltung ab und erleichtert so die Verwaltungsabläufe. POS bietet Funktionalitäten von der Abbildung von Prüfungsordnungen bis zum Zeugnisausdruck. Durch Vergabe von Berechtigungen lässt sich der Zugriff auf Daten einschränken. POS bietet webbasierte Selbstbedienungsfunktionen für Studierende, Prüfer/innen, Studiendekaninnen und -dekane und Bearbeiter/innen über das Zusatzmodul QISPOS. Es stellt durch seine Schnittstelle zum HIS-Auswertungspaket ISY oder PROC jegliche Art von Listen, Bescheiden und Statistiken zur Verfügung, die beliebig angepasst werden können und integriert Veranstaltungsdaten aus dem HIS-Modul LSF.

Leistungen des Prüfungsorganisatonssystem (POS)

• Prüfungsordnungen
  • Pflege der vorhandenen Prüfungsordnungen
  • Abbilden weiterer neuer Prüfungsordnungen / Prüfungsordnungsversionen
  • Abbilden von Übergangsregelungen
• Einstellen der Anwendungen (neue Bearbeitungsarten, Maskenlayout usw.)
• Einrichten von Berechtigungen innerhalb der Anwendungen
• Einstellungen zu Benotungen (gültige Notenausprägungen, Notengrenzen, Nachkommastellen, Notentexte evtl. auch fremdsprachliche)
• Prüfungsorganisationsangaben (Prüfer, Datum, Standorte,....)
• Pflege der Prüfer
• Erstellung von AD-hoc-Auswertungen in der Suchen-Funktion von POS
• Erstellen von Zeugnissen, Diploma Supplement, Transcript of Records

Nutzergruppen

Mitarbeiter der Zentralen Universitätsverwaltung in den Abteilungen:

• Abteilung II-2 Studiensekretariat
• Abteilung II-1 Zulassung (Lesende Rechte)
• Abteilung II-4 Zentrale Studienberatung (lesende Rechte)
• Abteilung IV-3 Finanzbuchhaltung, Kasse und Steuern (lesende Rechte)

Antragsmodalitäten

Die Abteilungsleitung von Dezernat II-2  beantragt für berechtigte Nutzer über das Ticketsystem (kix) des kiz die Einrichtung eines POS-Accounts.

Die Studierenden- und Prüfungsverwaltung beschäftigt sich mit der effizienten Organisation von Modulebeschreibungn, Prüfungsan- und -abmeldung sowie der Erstellung von Bescheinigungen und Zeugnissen.

Leistungensmerkmale:

• Rechte & Rollenkonzept
• Inhaltliches bearbeiten/löschen von Modulbeschreibngen durch die Verwalter
• Export von Modulbeschreibngen im Format PDF
• Prüfungsan- und -abmeldung durch Studierende
• Erstellung von Prüfungsbescheinigungen durch Studierende 
• Export von Prüfungs-Teilnehmerlisten im Format PDF
• Leistungsverbuchung durch Prüfer/-innen oder deren Stellverterter/-innen
• Studierendenberatung durch Dekan
• Erstellung von Zeugnissen durch Mitarbeiter/-innen des Studierndensekretariat

Leistungen des kiz:

• Aktualisierungen und Konfiguration der eingesetzten Software
• Betreuung der Nutzer bei technischen Problemen.
• Datenpflege der Zugnangsdaten von Prüfer/-innen, Prüferstellvertreter, Modulbearbeitern, Dekan
• Aktualisierung der Layouts von Prüfungsbescheinigungen und Zeugnissen in Zusammenarbeit mit dem Studiensekretariat 
• Archivierung von Modulbeschreibungen
• Bereitstellung von Studienplänen (Erstellung durch Fachabteilungen)
• Aktualisierung von Mailinglisten
• Erstellung und Aktualisierung von Leitfäden

Nutzergruppen

Studierende der Uni Ulm und berechtigte Personen aus Fachabteilungen. Weltweiter Zugriff auf einzelne Funktionen.

Antragsmodalitäten

Für Studierende ist kein separater Antrag erforderlich, Erfassung der Studierenden durch Immatrikulation

Anfrage durch autorisierte Person aus der Fachabteilung, Studiensekretariat ans Ticketsystem.

Über CoronaNG können sich Personen mit einem kiz-Account zu Veranstaltungen anmelden, wie z.B. Praktika, Laborplätze, Sprachkurse etc. Die Kurse können dabei von den Betreuern beschränkt werden, z.B. auf die Teilnehmeranzahl, aber auch auf Voraussetzugen oder Ausschlüsse, Zeiträume etc.
Teilnehmerlisten können in verschiedenen Formaten ausgegeben werden, wie z.B. PDF, Excel, CSV.
Schnittstellen bestehen zu dem Veranstaltungsverzeichnis, Evaluationssystem, der Lernplattform und Spezialsystemen der Medizin (blaues/grünes System).

Leistungsmerkmale

Leistungen der Software:

• Rechte & Rollenkonzept
• Erstellen von Veranstaltungen & Teilveranstaltungen nach Informationen aus dem Veranstaltungsverzeichnis
• Ver- und Beschränkung der Teilnahme an Teilveranstaltungen über Teilnehmerzahlen, Zeiträume, Ein- und Ausschlüsse sowie Gruppen und Informationen aus dem zentralen Verzeichnisdienst
• Komfortfunktionen für Teilnehmer wie Beobachten von Teilveranstaltungen, Sortieren, Archivieren, Sammelanmeldung und Export der Teilnahmen im PDF-Format
• Hierarchische Bearbeitung der (Teil-) Veranstaltungen durch die Verwalter
• Schnittstellen zum Veranstaltungsverzteichnis, der Lehr- / Lernplattform, dem Evaluationssystem und dem 'Blauen System'
• Export von Teilnehmerdaten im Format CSV, PDF, XLSX

Leistungen des kiz:

• Aktualisierungen der zugrundeliegenden Bibliotheken bei Bedarf.
• Betreuung der Fachabteilungen bei technischen Problemen.
• Erweiterung der Software in Absprache und bei Bedarfen der Fachabteilungen.

Nutzergruppen

Personen mit einem kiz-Account

Antragsmodalitäten

Kein separater Antrag nötig.

Das Veranstaltungs- und Raummanagement beschäftigt sich mit der effizienten Planung und Organisation von Veranstaltungen sowie der optimalen Nutzung von Räumlichkeiten.

Leistungen der Veranstaltungsverwaltung:

• Rechte & Rollenkonzept
• Hierarchisches erstellen/bearbeiten/löschen von Veranstaltungen für die Publikation als Vorlesungsverzeichnis (für aktuelle sowie zukünftige Semester) durch die Verwalter
• Zuordnung von Lehrpersonen, sowie weitere Angaben zu Veranstaltungen
• Export von Veranstaltungsdaten im Format PDF
• Export von Lehrpersonenplan im Format PDF
• Export des Vorlesungsverzeichnisses im Format PDF, XML

Leistungen der Raumverwaltung:

• Erstellen/Bearbeiten/Löschen von Veranstaltungs-Terminen
• Verwaltung von Raumbelegungen durch Verwalter
• Stellen und bearbeiten von Raumanfragen, Mail-Benachrichtigung möglich
• Export von Raumplänen im Format PDF

Leistungen des kiz:

• Aktualisierungen und Konfiguration der eingesetzten Software
• Betreuung der Fachabteilungen bei technischen Problemen.
• Datenpflege der Grunddaten von Einrichtungen, Personen und Räumen
• Aktualisierung von Mailinglisten
• Erstellung und Aktualisierung von Leitfäden
• Unterstützung der Fachabteilungen bei inhaltlichen Fragen

Nutzergruppen

Berechtigte Personen aus Fachabteilungen.

Antragsmodalitäten

Anfrage durch autorisierte Person aus der Fachabteilung ans Ticketsystem.