Service Kategorie: Campus & Business

Berichtssysteme dienen zur Unterstützung bei der Erstellung von Kennzahlberichten. Kennzahlen werden an der Universität Ulm oft in den jeweils datenbesitzenden Fachabteilungen nachgefragt. Die Kennzahlen mit Werkzeugen der operativen Systeme zu berehcnen ist oft mühsam und zeitaufwendig. 

Über die Berichtssysteme

• können Kennzahlen mit weniger Aufwand berechent werden
• können die Anfrager oft selbst die jeweiligen Kennzahlen abrufen, ohne dass die Fachabteilung involviert werden muss

Wesentliche Merkmale von Berichtssystemen sind

• Zentrale Datenhaltung und Integration von statistisch relevanten Daten aus unterschiedlichen operativen Vorsystemen
• Für das Berichtswesen optimierte Datenstrukturen
• Aufbewahrung historischer Daten
• Bereitstellung von Werkzeugen zur tabellarischen und grafischen Berichtserstellung und Berichtsformatierung
• Berichtsspezifische Berechtigungsverwaltung

 Der Service Berichtssysteme betreut aktuell zwei Systeme:

SAP BW Data Warehouse und Berichtsplattform SAP BI Platform

Im SAP BW Data Warehouse werden insbesondere berichts- und kennzahlenrelevante historische und aktuelle Basisdaten aus den Vorsystemen SAP ERP und  HIS SOS/POS gespeichert und sowohl für bereichsübergreifende als auch bereichsspezifische Analysen aufbereitet.

Folgende mit dem Berichtswerkzeug Lumira Designer implementierte Berichte werden über die SAP BI Platform einem breiteren Nutzerkreis zur Verfügung gestellt:

• Finanzberichte der Kontoauskunft
• Berichte zur Leistungsorientierten Mittelvergabe
• Stichtagsbasierte Studierendenstatistik und tagesaktuelle Studierendenkennzahlen (wird zukünftig über HISinOne BI erfolgen)

Über das Berichtswerkzeug Web Intelligence werden Spezialberichte zur Verfügung gestellt

Über das Werkzeug OLAP Analysis können Expertennutzer ad hoc Berichte erstellen.

HISinOne BI (im Aufbau)

Über HISinOne BI werden Berichtspflichten gegenüber dem MWK realisiert

Zudem sollen zukünftig alle Berichtsanforderungen aus den Bereichen Campus Management, Forschung und Personalverwaltung über das HISinOne BI realisiert werden. 

Dies betrifft sowohl Berichtspflichten gegenüber MWK und Statistisches Landesamt als auch Anfordeugen aus dem akademischen Cpontrolling. 

Leistungsmerkmale

Die Leistungen umfassen:

Anwendungsadministration

• Bei Problemen und Fehlern: Ursachenanalyse und Lösungsbereitstellung (u.a. über Suchen und Einspielen von SAP-Hinweisen, Implementierungs- und Konfigurationsänderungen, Kundenmeldungen an SAP) sowie Problem- und Lösungsdokumentation
• Anlage, Verwaltung und Bearbeitung von Kundenmeldungen über SAP Service Marketplace oder Tickets bei HIS
• Anlegen von Änderungsaufträgen sowie deren Transport
• Fehleranalyse und -behebungen nach Einspielen von regelmäßigen Patches und Update
• Anwendungsbezogene Analyse und Lösung von Laufzeitfehlern

Modellierung und Programmierung von

• Datenextraktionen aus SAP- und Non-SAP Systemen
• Datenvalidierungen
• Datentransformationen
• Berichtsstrukturen und Universen
• Queries
• Statistiken und Analyseanwendungen

Customizing

• Durchführung von System- und Funktions-Konfigurationen
• Erstellen und Pflege von Nutzer-, Ordner- und Kategoriestrukturen

Nutzer- und Berechtigungsadministration

• Verwalten von Nutzer Accounts gemäß abgestimmter Beantragungsverfahren
• Implementierung von Rollen
• Vergabe von Rollen gemäß abgestimmten Genehmigungsverfahren
• Regelmäßige Überprüfungen der Nutzer Accounts und Rollenzuordnungen

Angebotene Berichte

• Zu den Standardberichten, die derzeit angeboten werden, gehören:
  • Kontoauskunft Drittmittel und Landeshaushalt
  • Berichte zur Leistungsorientierten Mittelvergabe (LoM)
  • Uni Benchmarking (hochschulübergreifender Kennzahlenvergleich Forschung und Lehre der DZHW)
  • Studierendenstatistik (sowohl stichtagsbasiert als auch tagesaktuell) und Prüfungsstatistik
  • Übersicht Qualitätssicherungsmittel
  • Auftragsübersichten kiz eKladde, VWR, Kabuco
  • Bericht Studiengebühren
  • Klassische und erweiterte Kennzahllieferung an das MWK über SuperX
• Darüber hinaus werden bedarfsorientiert spezielle Datenaufbereitungen und Analysen konzipiert, implementiert und durchgeführt. Dieses Leistungsmerkmal steht insbesondere der Stabsstelle Qualitätsentwicklung, Berichtswesen und Revision (Stabsstelle QBR) der Zentralen Universitätsverwaltung für die Erfüllung weiterer Berichtsanforderungen und für komplexere Analysen zur Verfügung.

Authentifizierung & Autorisierung

• Beschäftigte und Studierende der Studierendenvertretung der Universität erhalten in Abhängigkeit von ihren dienstlichen Aufgaben bzw. ihrer Statusgruppe Zugriff auf die jeweils für ihren Bereich relevanten Berichte.
• Für jeden Nutzer wird ein Account im SAP-System angelegt. Dem Account werden die erforderlichen Rollen zugeordnet, mit denen der Zugriff auf die jeweiligen Berichte ermöglicht wird. Zudem sind für einige Berichte zusätzliche Analyseberechtigungen erforderlich, die sich auf Merkmale wie z.B. Kostenstellen oder Drittmittelprojekte beziehen, so dass nur die Daten eingesehen werden können, die diesem Merkmalswert zugeordnet sind.

Nutzergruppen

Beschäftigte und Mitglieder der Studierendenvertretung der Universität Ulm je nach Art des Berichts.

Dienstleistungszeiten

24 x 7 x 365 (Standardberichte des SAP Berichtswesens)

Offline Wartungsarbeiten am Produktivsystem werden generell ab Freitag Nachmittag bis Montag früh durchgeführt.

Wartungsarbeiten an Entwicklungs- und Testsystemen werden ggf. auch unter der Woche durchgeführt.

Antragsmodalitäten

Die Antragsmodalitäten unterscheiden sich je nach Art des Berichts.

Solange keine abweichende Abmachung getroffen wurde, bedarf der Zugriff auf einem bestimmten Bericht generell der schriftlichen Zustimmung der Dezernenten  oder Abteilungsleiter, deren Basisdaten im Bericht verwendet werden.

Kontoauskunft (mit Detailberichten eKladde, VWR, Kabuco)

Der Zugriff auf die jeweiligen Kostenstellen- und/oder Drittmittelprojektberichte wird beim Dezernat IV beantragt. Das Dezernat IV überprüft die Anträge und leitet sie an das kiz per E-Mail weiter.

Das Dezernat IV hat auch die Finanzverwaltung der Finanzen der Studierendenvertretung übernommen; Mitglieder der Studierendenvertretung erhalten somit auch Berechtigungen zur Einsicht ihrer Kontoauskunft. Das Dezernat IV informiert das kiz darüber, für welche Mitglieder der Studierendenvertretung welche Berechtigungen einzurichten sind.

Studierenden- und Prüfungsstatistik

Jeder Nutzer der Kontoauskunft erhält automatisch auch Zugriff auf die Studierenden- und Prüfungsstatistik.

Zusätzliche Beantragungen für alleinigen Zugriff auf die Studierenden- und Prüfungsstatistik (ohne Kontoauskunft) erfolgen über das Dezernat II, das die Antragstellung überprüft und an das kiz per E-Mail weiterleitet.

Leistungsorientierte Mittelvergabe

Jeder Antragsteller der Leistungsorientierten Mittelvergabe erhält Berechtigungen für den Zugriff auf die seine Kostenstellen und Projekte betreffenden Berichte und Berichtsdaten, ohne dass dies extra beim kiz beantragt werden muss..

Ebenso erhält jeder Dekan die Berechtigungen für den Zugriff auf die Kostenstellen und Projekte seiner Fakultät.

Das Präsidium sowie die zuständigen Sachbearbeiter des Dezernats IV erhalten auf die gleiche Art Zugriff auf alle Berichte und Berichtsdaten der Leistungsorientierten Mittelvergabe.

Das Dezernat IV informiert das kiz per E-Mail über die einzurichtenden bzw. zu aktualisierenden User Accounts und Berechtigungen, sobald die Daten zur jährlich durchgeführten Leistungsorientierten Mittelvergabe durch das Präsidium freigegeben wurden oder personelle Änderungen bei Dekanen oder im Präsidium stattfanden.

Stabsstelle QBR

Die Stabsstelle QBR nutzt die Berichtssysteme zur Unterstützung weitergehender Berichtsanforderungen, die zumeist entsprechend aufbereitet in Papierform an die jeweiligen Adressaten weitergeleitet werden. Dafür erhalten die zuständigen Mitarbeiter der Stabsstelle umfangreichen Zugriff auf Analysen und Berichte aus dem SAP BW und dem SuperX (z.B. für den Bericht zur Lehre, Uni Benchmarking, STRATUS).

Beantragt werden die User Accounts und Berechtigungen beim kiz per E-Mail durch den Leiter der Stabsstelle QBR.

Gebühr / Entgelt

Für den Service werden keine Gebühren oder Entgelte in Rechnung gestellt.