siehe auch: IuK-Rahmendienstvereinbarung (PDF)

Datenspiegel

Ein vollständiger Auszug der im IDM von einer einzelnen Person gespeicherten personenbezogenen Daten ("Datenspiegel") mit Angabe der Herkunft dieser Daten kann digital von jedem Einzelnen nach persönlicher Anmeldung über die IDM Self Services abgerufen werden. Bei der Einrichtung eines kiz-Accounts und somit der erstmaligen Speicherung personenbezogener Daten im IDM erhält jeder ein sog. Accountblatt, das auf den Datenspiegel und die Nutzung der Self Services zur Information über Änderungen an den gespeicherten Daten hinweist.

Verarbeitungsformen und Verwendungszwecke

(Auszug aus dem VerfVz)

Das Identitätsmanagement (IDM) bildet die grundlegende Infrastruktur zur Verwaltung der Berechtigungen, die Personen für den Zugriff auf IT-basierte Ressourcen der Universität benötigen.

Das IDM bezieht seine Informationen überwiegend automatisiert aus den Verwaltungssystemen für Studierende und Beschäftigte der Universität Ulm sowie den Beschäftigten des Universitätsklinikums Ulm (Quellsysteme) und legt aufgrund vorgegebener Berechtigungsschemata Konten in Zielsystemen an, die den Zugang zu Dienstleistungen ermöglichen. Der Datenfluss aus den Quellsystemen basiert auf einem Push-Modell, d.h. es findet kein Zugriff von Außen auf die Quellsysteme statt.

Das IDM realisiert so eine weitgehend automatisierte, rechtssichere und nach dem Grundsatz der Datensparsamkeit arbeitende Verwaltung der Identitäten der Universität. Nur Berechtigte erhalten Zugriff auf lizenzierte Inhalte/Software und Identitäten, außerdem werden nicht mehr benötigte Daten zeitnah gelöscht.

Über ein Web-Frontend können in Abhängigkeit von der individuellen Rolle bzw. dienstlichen Tätigkeit zahlreiche Self Service-Funktionen genutzt werden (z.B. Passwortänderung, Dienste zur Nutzung hinzubuchen).

Art der personenbezogenen Daten

Der Datensatz einer Person ist im Einzelnen:

• Matrikelnummer und/oder Personalnummer(n)
• Vorname
• Rufname (auf Wunsch der betroffenen Person)
• Nachname
• Geburtsdatum
• Titel (korrekte Anrede)
• Geschlecht (korrekte Anrede)
• Username (vom IDM generiert)
• Mailadresse (vom IDM generiert)
• Staatsangehörigkeit (für Berechtigungen, die gegebenenfalls durch das Wassenaar-Abkommen beschränkt sind (Exportkontrolle))
• Wissenschaftliche Beschäftigte; Flag Ja/Nein, wegen Lizenznutzung

Für Studierende zusätzlich:

• Telefon
• Anschrift
• Studienabschnitt
• Studiengangssemester
• Hochschulsemester

Verwendung der Daten

• Rechencluster für einzelne Forschungsbereiche an den Landesuniversitäten
• Bibliothekssystem
• Mail
• LDAP (UNIX)
• WLAN
• Active Directory
• IDP (Shibboleth)
• Druck-Dienste
• Software Download
• ETB
• VPN