Webex-FAQ

Beim Antrag auf einen Webex-Account haben sie eine auf uni-ulm.de endende email-Adresse angegeben. Überprüfen sie auch genau diese auf Eingang der Einladungs-email.

In der Regel wird der Antrag innerhalb von zwei Arbeitstagen bearbeitet. Sollten sie danach noch keine Einladungsmail erhalten haben, verwenden Sie bitte erneut unser Web-Formular und weisen Sie uns in den Kommentaren auf dieses Problem hin. Wir werden Ihnen erneut eine Einladung senden.

Nein, um an einem Webex Meeting teilzunehmen, brauchen Sie keinen Account. Sie erhalten vom Meeting-Organisator eine Einladungsemail mit einem Link, über den Sie den Meetingraum betreten können. Dem ggf. auftauchenden Vorschlag, die Webex Meeting Software herunterzuladen brauchen Sie nicht zu folgen. Sie können dann auch wählen "Treten Sie über ihren Browser bei" (meist in kleiner Schrift und weiter  unten auf der Seite).

Ja, als Veranstalter (Host) eines Webex Meetings brauchen Sie einen Account. Diesen bekommen Sie über unser Antragsformular.

Besuchen Sie die Seite https://uni-ulm.webex.com/ und loggen Sie sich mit Ihrem Webex Account ein. Unter dem Navigationspunkt Meeting können Sie nun ein Webex-Meeting ansetzen und Teilnehmer dazu einladen.

Oder alternativ (bei installierter Webex Meeting Software): Dort Button "Schedule" oder "Meeting ansetzen" klicken.

Melden Sie sich mit Ihrem Webex Account unter https://uni-ulm.webex.com/ ein. Im Menüpunkt Meetings können Sie entweder ein neues Meeting ansetzen oder ein bestehendes Meeting bearbeiten. Fügen Sie in das Feld "Teilnehmer" die E-Mailadressen der Teilnehmer ein. Alle Teilnehmer bekommen anschließend eine E-Mail mit einer Einladung zu diesem Meeting.

Sie melden sich mit ihrem Webex-Account bei https://uni-ulm.webex.com an (oder gehen bei der Desktop-App „webex meeting“ auf „schedule“ ) und setzen dort das entsprechende Meeting an. Dabei laden sie auch ein paar Leute ein, mindestens ihren Chef. Danach sehen sie im Bereich „Home“ oder in „Meetings“ eine Liste der anstehenden Meetings. Wählen Sie das entsprechende Meeting aus. Dann sehen sie Informationen zu diesem Meeting, u.a. auf der rechten Seite eine Liste der eingeladenen Teilnehmer. Rechts neben dem Namen ihres Chefs sehen sie drei Punkte. Klicken sie darauf und wählen sie „Alternativen Gastgeber zuweisen“. Dann kann ihr Chef, unabhängig von ihnen, das Meeting selbst starten und als Gastgeber leiten.

Das können sie natürlich nicht nur für den Chef, sondern auch für Kollegen tun. In jedem Fall braucht aber auch der „Alternative Gastgeber“ einen Webex -Account an der Universität Ulm, während die sonstigen Teilnehmer keinen brauchen.

Sobald der Veranstalter ein Webex Meeting ansetzt und Sie als Teilnehmer hinzugefügt hat, erhalten Sie eine Mail mit einer Einladung zu diesem Meeting. In dieser Mail befindet sich neben dem Termin auch ein Link zum Meetingraum. Sie können entweder über den Webbrowser (Firefox / Chrome) am Meeting teilnehmen oder den Anweisungen auf dieser Seite folgen, um sich eine kleine Anwendung zur Ausführung von Cisco Webex Meetings herunterladen.

Alternativ erhalten Sie den Installer zu der Desktop-App "Cisco Webex Meetings" hier:  https://www.webex.com/de/downloads.html

Ja. Mit einem Web-Browser (Empfehlung: Chrome oder Firefox) kann man, ohne dass etwas besonderes installiert werden muss, an Webex Meetings teilnehmen (mit webRTC). Einen speziellen Softwareclient dafür gibt es nicht.

ACHTUNG: An Ende-zu-Ende verschlüsselten Meetings können sie unter Linux NICHT teilnehmen. Denn dazu benötigen sie unbedingt den Webex Meetings Desktop Client, und der ist unter Linux nicht verfügbar.

Ein Webex Meetingraum kann als Teilnehmer erst betreten werden, nachdem der Veranstalter den Meetingraum betreten, also das Meeting gestartet, hat. Ein Veranstalter kann ein für die Zukunft geplantes Meeting jederzeit starten.

Während eines Meeting: Sie können sich als Veranstalter rechts die Teilnehmerliste anzeigen lassen. Klicken Sie neben dem entsprechenden Teilnehmer auf die drei Punkte und weisen Sie ihm die Rolle des alternativen Gastgebers zu.

Dazu verweisen wir auf die Seite Mündliche Online Prüfungen des ZLE. Die dort ausgesprochene dringende Empfehlung, das Videokonferenzsystem spätestens am Tag vor der Prüfung zu testen, können wir nur bekräftigen!

Für Besitzer eines Webex Accounts ist diese praktisch, weil sie einige Vorgänge übersichtlicher oder komfortabler macht:

• Meeting im persönlichen Konferenzraum starten:  Button "Start a Meeting"
• Anzeigen der dazugehörigen URL (z.B. um diese einfach in Einladungmails an spätere Teilnehmer zu kopieren)
• Web-Oberfläche zum Ansetzen (Planen) eines Meetings starten: Button "Schedule". Dort lassen sich auch diverse Account-Einstellungen machen.
• Anzeige der nächsten anstehenden Meetings (ggf. "Refresh" Icon für update klicken)
• Einem dort angezeigten Meeting als Teilnehmer beitreten (Button "Join") oder als Veranstalter dieses starten (Button "Start")
• ermöglicht Teilnahme and Ende-zu-Ende verschlüsselten Meetings

Als Teilnehmer eines "normalen" Meetings brauchen Sie diese Software nicht.

Den Installer zu der Desktop-App "Cisco Webex Meetings" erhalten sie hier:  https://www.webex.com/de/downloads.html

Dieser hat die Adresse uni-ulm.webex.com/meet/vorname.nachname und kann jederzeit, auch ohne "Ansetzen eines Meetings",  genutzt werden. Von ihnen selbst, indem Sie in der Webex Desktop Software den Button "Start a Meeting" benutzen. Von jedem anderen Teilnehmer, indem er die genannte URL in seinen Browser eingibt - er muss dazu nicht die Webex Meeting Software herunterladen. Falls der andere Teilnehmer ebenfalls einen Webex Account an der Universität Ulm und die Desktop Software installiert hat, so kann er dort auch nur vorname.nachname als Meeting Information eingeben, um diesem Raum beizutreten.

Besonder nützlich: Dieser Persönliche Raum hat eine "Lobby", einen Vorraum, in dem sie ggf. Besucher warten lassen können und kontrolliert in ihren eigentlichen Raum "hereinbitten" können. Oder sie können "die Tür hinter sich zumachen" und z.B. ein Meeting automatisch 4 Minuten nach Beginn für andere Teilnehmer sperren. Dieses Verhalten können sie auf "MyWebex" (auf uni-ulm.webex.com) konfigurieren. 

Sie können für ihr geplantes Meeting eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung benutzen. Dies und einige andere dafür relevante Hinweise finden sie auf der Seite  Webex: Besonders vertrauliche Meetings.

Ja, das kann passieren. Zur Zeit haben ca. 5% aller Teilnehmer Qualitätsprobleme. Diese zeigen sich z.B. durch kurzes "Einfrieren" des Bildes oder durch Tonaussetzer. Auch sind Teilnehmer schon ganz aus der Konferenz herausgeflogen. Diese mussten dem Raum dann erneut beitreten. Auf Grund der aktuellen Situation befinden sich einige Internetknoten, insbesondere zu den DSL-Anbietern, am Limit Ihrer Kapazität. Da die Daten im Internet ohne Priorisierung übertragen werden, wird von Webex primär versucht, das Audiosignal zu übertragen.

Gehen sie in das Video-Fenster der Desktop Software "Cisco Webex Meetings" (also das Fenster, in dem sie das Kamerabild ihres Konferenz-Partners sehen). Dazu gehört (unter Windows am oberen Rand) eine Menüleiste (links File, rechts Help). Gehen sie auf Help/Health Checker/Summary oder auf Help/Health Checker/Audio and Video Statistics )

Kamera ausschalten (reduziert die erforderliche Bandbreite). Bei ganz schlechter Tonqualität: Die Einwahlnummer fürs Telefon benutzen. In Einzelfällen lag es auch am Rechner: ggf. WebBrowser Software aktualisieren. PC ausreichend leistungsfähig? (CPU-Last überprüfen)

Proaktiv: Meetings in "Tagesrandlagen" ansetzen und nicht zur vollen oder halben Stunde beginnen lassen

Weitere Hinweise, auch generell zum Einsatz eines PCs als Endgerät für Videokonferenzen, finden sie auf der Seite Hilfestellung zur Fehlersuche bei Netzwerkproblemen.

Ja. Achten Sie dabei unbedingt (!!) darauf, dass die dafür erforderliche Software (Browser oder webex App) auf ihrem lokalen Rechner ausgeführt wird.

Weil das alle so machen - und auch wenn das Internet selbst dann womöglich nicht überlastet ist, so wird auf dem zentralen Webex-Server durch das Teilnehmer-Handling am Beginn einer Sitzung eine hohe Last erzeugt. Dies kann z.B. dazu führen, dass man zwar eine Video- aber keine Audioverbindung erhält. Dann am besten 3 Minuten später nochmals einen Versuch starten.

Siehe dazu auch die Frage zur Statusabfrage des zentralen Webex-Servers.

Auf status.webex.com sollte im Abschnitt "Webex Meetings" (ggf. weiter nach unten scrollen) alles auf operational stehen.

In der Hauptlastzeit zur vollen Stunde (z.B. um genau 11:00 Uhr) kann es schon passieren, dass für wenige Minuten, der Status von  "Start/join meetings" nicht mehr operational ist und damit Probleme anzeigt. Dann kommt z.B. beim Beitreten zu einem Meeting zwar eine Video- aber keine Audioverbindung zustande - obwohl das Internet selbst keine Probleme hat (Videopaketverlustrate 0%). Dann kann man es mit Aussicht auf Erfolg wenige Minuten später nochmals probieren.

Deshalb bis auf weiteres die Empfehlung, Meetings nicht zur vollen oder halben Stunde zu starten.

Wenn ich ein Meeting ansetze, dann trage ich dabei die vom Server einzuladenden Teilnehmer ein. Und der Server verschickt anschließend Einladungs-emails.  Die Teilneher, die diese mit dem Email-Client Thunderbird anschauen, können damit nicht viel anfangen: Nur eine "komische" Tabelle, unübersichtlich, Infos teilweise redundant oder gar nicht vorhanden. Diese Problem tritt auf, wenn der Empfänger "Thunderbird" mit installiertem Addon "Lightning" benutzt.  Gibt es Workarounds? Was kann ich da tun?

Als Teilnehmer und Empfänger dieser Einladung: Lightning deaktivieren 

Als Host: Verwenden sie beim Ansetzen des Meetings nicht die deutsche, sondern die englische Nutzeroberfläche.

Webex Events ist der "Große Bruder" von Webex Meetings und geeignet für große Veranstaltungen wie z.B. Online-Kongresse.

Der wesentliche Unterschied ist die dafür geeignete Implementation von Rollen wie Host, Panelist, Participant mit jeweils unterschiedlichen Befugnissen sowie spezielle Feedback-Möglichkeiten für Teilnehmer.  Die notwendigen Einstellungen zum Ansetzen eines Events finden sie ebenfalls auf uni-ulm.webex.com. Die lizenzrechtliche Grenze liegt hier bei 1.000 Telnehmern.