Alle Beteiligten müssen über die Aufzeichnung informiert werden. Die Zustimmung des Referenten zur Veröffentlichung der Aufzeichnung sowie die Einwilligung zur Veröffentlichung seiner personenbezogenen Daten ist notwendig. Diese  Einwilligungserklärung sollte schriftlich erfolgen (Bitte verwenden Sie hierfür die Vorlage in der rechten Spalte).

Eine vorherige Einwilligung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer muss grundsätzlich eingeholt werden. In Ausnahmefällen bedarf es keiner Einwilligung, z.B. wenn die Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf der Aufnahme nicht zu sehen sind oder auf der Aufnahme nicht erkennbar sind.

Falls auf der Aufnahme Personen zu sehen sein sollen ist es ratsam, die Kamera ausschließlich auf den Referenten auszurichten. Eine Einwilligung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer muss bereits eingeholt werden, wenn sie auf der Aufzeichnung lediglich zu hören und aus ihren Wortbeiträgen an Diskussionen Rückschlüsse auf ihre Person gezogen werden können.

Das nennen von Namen sollte vermieden werden. Falls dies doch aus Versehen geschehen sein sollte oder Studenten bildlich aufgezeichnet worden sein sollten, kann und muss die Einwilligung der Studenten zur Veröffentlichung nachträglich eingeholt werden (bitte verwenden Sie zur schriftlichen Einholung des Einverständnisses die Vorlage in der rechten Spalte).

Sollten sich unter Ihren Teilnehmerinnen und Teilnehmern Minderjährige befinden, ist die Einwilligung der Erziehungsberechtigten nötig. In diesem Fall sprechen Sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Dezernatsabteilung I-1 und I-2 an.

Für Fotografien bei öffentlichen Veranstaltungen gilt, dass die Einwilligung von Personen nicht eingeholt werden muss, wenn Personen zum Gesamtbild gehören und wenn einzelne Personen nicht weiter hervorgehoben werden. Wird also beispielsweise die Mensa fotografiert, gehören dort Personen zum Gesamtbild.