Aktivität Zoom: Handreichung für Dozierende

Videokonferenzen mit Zoom bieten eine sehr gute Möglichkeit, synchrone Lehrveranstaltungen digital und auf Distanz anzubieten. Mit der Aktivität Zoom können Sie Zoom Meetings einfach innerhalb Ihres Moodle Kurses anlegen und nutzen.

Wir möchten Ihnen hier eine Anleitung für die Nutzung von Zoom innerhalb von Moodle an die Hand geben:

• Zunächst nennen wir die Grundlagen für Zoom:
  • Technische Rahmenbedingungen für eine möglichst optimale Nutzung von Zoom
  • Lizenztechnische Rahmenbedingungen für die Nutzung von Zoom
• Im weiteren Verlauf gehen wir darauf ein, wie Sie ein Zoom Meeting anlegen und nötigenfalls Ihren Zoom Account erstmalig freischalten:
  • Zoom Meeting Aktivität anlegen
  • Zoom Account und Lizenz einmalig freischalten
  • Zoom Meeting Einstellungen
• Danach stellen wir Ihnen noch Detaileinstellungen für spezielle Nutzungsszenarien vor:
  • Weitere Meeting Einstellungen
  • Zoom Meetings gemeinsam planen und durchführen
• Und am Ende erklären wir das Betreten des Zoom Meetings aus Moodle heraus:
  Ein Zoom Meeting betreten

Technische Rahmenbedingungen
für eine möglichst optimale Nutzung von Zoom

• Die Installation des Zoom Clients oder der Zoom App für Ihr Endgerät. Die Installation des Clients wird Ihnen automatisch beim ersten Beitritt zu einem Zoom Meeting aus Moodle heraus angeboten.
  Alternativ dazu können Sie einem Zoom Meeting auch nur mit dem Browser beitreten, in diesem Fall stehen aber nicht alle Zoom Meeting Funktionen zur Verfügung. Wir empfehlen diesen Weg nur in absoluten Ausnahmefällen.
   
• Ein Headset und, falls eine Videobeteiligung geplant ist, eine Webcam
   
• Eine ausreichend schnelle Internetverbindung mit allermindestens 1 MBit/s Download und 0.5 MBit/s Upload, idealerweise jedoch 5 MBit/s Download und 1 MBit/s Upload.
  Zur Kontrolle dieser Werte steht ein Speedtest bereit.
   
• Verbinden Sie Ihr Endgerät außerdem am besten direkt mittels LAN-Kabel mit dem Netzwerk. Damit können Sie sicherstellen, dass nicht ein von zu vielen Nutzenden überlaufenes WLAN Ihnen gerade Verbindungsprobleme bereitet.

Lizenztechnische Rahmenbedingungen
für die Nutzung von Zoom

• Die Nutzung von Zoom ist lizenzbasiert. Für die Nutzung von Zoom an der Universität Ulm stehen ausreichend Lizenzen bereit.
• Dozierende, welche ein Zoom Meeting in Moodle anlegen und später auch starten wollen, benötigen wie weiter unten beschrieben einen Zoom Account und eine Zoom Lizenz.
• Die Zoom Lizenz für Dozierende deckt im Standardfall Meetings bis 300 Teilnehmer ohne Zeitbeschränkung ab. Für Meetings mit mehr Teilnehmern ist eine Zusatzlizenz erforderlich. Sollte Moodle feststellen, dass in Ihrem Kurs mehr als 300 Teilnehmer/innen eingeschrieben sind, werden Sie in der Zoom Aktivität eine Hinweismeldung sehen, dass Ihr Zoom Lizenz zu klein sein könnte. Bitte wenden Sie sich dann an den kiz Helpdesk um eine größere Zoom Lizenz zu erhalten.
• Studierende und andere Teilnehmer, welche an einem Zoom Meeting teilnehmen aber dieses selbst nicht starten, benötigen keinen eigenen Zoom Account und keine eigene Zoom Lizenz.

Damit Sie die Aktivität zu Ihrem Kurs hinzufügen können, schalten den Kurs bitte in den Bearbeitungsmodus, indem Sie in der Kopfzeile auf den Button Bearbeiten einschalten klicken (Abb. 1).

Klicken Sie dann in dem Abschnitt, zu dem Sie die Aktivität hinzufügen möchten, auf Material oder Aktivität hinzufügen (Abb. 2)

Im sich darauf öffnenden Fenster wählen Sie den Eintrag Zoom Meeting aus und klicken dann auf Hinzufügen (Abb. 3).

Moodle überprüft beim Anlegen der Zoom Meeting Aktivität, ob Ihr Zoom Account bereits freigeschaltet und eine Zoom Lizenz zugeteilt ist. Sollten Sie bereits eine Zoom Lizenz haben, können Sie direkt zum nächsten Abschnitt weitergeben.

Sollte dies aber nicht der Fall sein, erhalten Sie direkt in Moodle eine Hinweismeldung und können die Zoom Meeting Aktivität nicht anlegen (Abb. 4).

In diesem Fall müssen Sie zunächst ihren Zoom Account freischalten. Dieser Schritt ist nur ein einziges Mal nötig.

Folgenden Sie dazu bitte dem angegebenen Link zur Zoom Instanz der Universität Ulm und klicken Sie dort auf Create Account (Abb. 5).

Melden Sie sich auf der folgenden Seite am Identitätsprovider der Universität Ulm mit Ihrem kiz Account an (Abb. 6) und bestätigen Sie danach noch die Weitergabe Ihrer Daten an Zoom.

Am Ende dieses Prozesses sind Sie in der Zoom Weboberfläche eingeloggt und können die Einverständniserklärung zur Nutzung von Zoom an der Universität Ulm bestätigen (Abb. 7 - TODO).

Es wäre Ihnen nun möglich, direkt in der Zoom Weboberfläche Meetings zu planen. Für die Nutzung von Zoom in Moodle ist dies aber der falsche Weg. Bitte gehen Sie zurück zu Moodle und legen Sie erneut eine Zoom Meeting Aktivität in Ihrem Moodle Kurs an.

Thema und Beschreibung

Bitte geben Sie dem neuen Zoom Meeting ein Thema (Abb. 8), mit dem es im Moodle Kurs präsentiert wird. Optional können Sie noch eine Beschreibung angeben und diese ebenfalls auf der Kursseite anzeigen lassen.

Zeitplan

Zoom Meetings haben im Normalfall einen Zeitplan, das heißt sie haben einen Startzeitpunkt und eine Dauer. Standardmäßig ist das Meeting so eingestellt, dass der Startzeitpunkt dem Erstellungszeitpunkt entspricht und das Meeting eine Dauer von einer Stunde hat.

Bitte passen Sie die Einstellung Wann und Dauer entsprechend Ihres Bedarfs an (Abb. 9). Diese Angaben sind relevant für die Freigabe des Zugangs zum Meeting sowie für die Einträge im Moodle Kalender und auf dem Moodle Dashboard. Das Meeting wird bei Überziehen der eingestellten Dauer aber nicht automatisch beendet.

Wenn Sie Ihr Zoom Meeting alternativ dazu als wiederkehrendes Meeting kennzeichnen, können Sie mehrere Optionen auswählen: Keine bestimmte Zeit, Täglich, Wöchentlich oder Monatlich (Abb. 10).

Für Zoom Meetings, die in einem bekannten Rhythmus stattfinden, setzen Sie bitte die entsprechend zutreffenden täglichen, wöchentlichen und monatlichen Intervalle.

Bei der Option Keine bestimmte Zeit wird Moodle die Einträge für Kalender und Dashboard nicht erzeugen. In diesem Fall müssen die Studierenden zunächst in Ihren Moodle Kurs gehen, die Zoom Aktivität suchen und diese öffnen. Wir empfehlen diese Option daher nur in begründeten Fällen einzusetzen.

Hinweis: Sie haben zudem die Möglichkeit ein Häkchen bei „Show Schedule section on meeting page“ zu setzen. Dadurch werden die Informationen zum Zeitplan auf der Übersichtsseite für Studierende angezeigt. Wenn kein Häkchen gesetzt wurde, so sind die Details zum Zeitplan auf der Übersichtsseite nicht zu sehen.

Sicherheit

Im Abschnitt Sicherheit können Sie diverse Sicherheitsaspekte des Meetings einstellen (Abb. 11).

Mit der Einstellung Kenncode können Sie den mit einem Zufallswert vorbelegten Kenncode durch einen eigenen Kenncode ersetzen. Der Kenncode wird beim Betritt des Meetings aus dem Moodle Kurs heraus nicht abgefragt. Er ist lediglich relevant, falls ein externer Teilnehmer dem Meeting von außerhalb von Moodle anhand der Meeting-ID und Kenncode beitreten können soll.

Mit der Einstellung Verschlüsselung können Sie das Vertraulichkeitsniveau des Meetings von erweiterter Verschlüsselung auf Ende-zu-Ende Verschlüsselung erhöhen. Ende-zu-Ende Verschlüsselung bedeutet dass der Verschlüsselungs-Schlüssel auf Ihrem lokalen Endgerät gespeichert wird und niemand, auch nicht Zoom, diesen erlangen kann. Bei Ende-zu-Ende Verschlüsselung stehen aber mehrere Meeting Funktionen nicht zur Verfügung.

Mit der Einstellung Wartezimmer können Sie ein Wartezimmer im Meeting aktivieren, mit dem der Veranstalter den Zutritt jedes Teilnehmers kontrollieren und freigeben muss. Diese Option bietet sich für vertrauliche Seminare und Gruppenarbeiten, jedoch nicht für große Vorlesungen, an.

Mit der Einstellung Beitritt vor Veranstalter/in können Sie ermöglichen, dass die Meeting Teilnehmer schon (bis zu 15 Minuten) vor dem Beitritt des Veranstalters das Meeting betreten. Diese Option bietet sich an, wenn damit zu rechnen ist, dass der Veranstalter sehr pünktlich beitritt und dann auch direkt mit dem Meeting gestartet wird.

Hinweis: Wenn Sie ein Häkchen bei „Show Security section on meeting page” setzen, werden die Informationen wie Kenncode, Link zum Beitritt, usw. auf der Übersichtsseite für Studierende angezeigt. Wenn Sie das nicht möchten, so können Sie die Anzeige deaktivieren, in dem Sie das Häkchen nicht setzen.

Medien

Im Abschnitt Medien können Sie die Mediennutzung des Meetings einstellen (Abb. 12).

Mit der Einstellung Veranstalter-Video können Sie einstellen, ob das Video des Veranstalters zu Beginn des Meetings automatisch aktiviert ist oder nicht. Diese Einstellung bezieht sich nur auf den initialen Zustand des Videos, der Veranstalter kann das Video jederzeit im Meeting an- und abschalten. Selbiges gilt für die Einstellung Teilnehmer-Video.

Mit der Einstellung Audio-Optionen können Sie einstellen, ob die Teilnehmer sich nur mit Computer Audio, das heißt mit Headset und Mikrofon im Zoom Client und der Zoom App, oder auch zusätzlich oder gar ausschließlich per Telefoneinwahl am Meeting beteiligen können. Standardmäßig stehen hier alle Wege offen. Bitte schalten Sie die Telefoneinwahl nur in begründeten Fällen ab und wenn Sie sicher sind dass alle Teilnehmer problemlos Computer Audio nutzen können.

Mit der Einstellung Bei Beitritt stummschalten können Sie einstellen, ob der Ton der Teilnehmer zu Beginn des Meetings automatisch stummgeschaltet ist oder nicht. Diese Einstellung bezieht sich nur auf den initialen Zustand des Tons, die Teilnehmer können den Ton jederzeit im Meeting an- und stummschalten.

Hinweis: Sie haben die Möglichkeit ein Häkchen bei „Show Schedule section on meeting page“ zu setzen. Dadurch werden die Informationen zu Medien auf der Übersichtsseite für Studierende angezeigt. Wenn kein Häkchen gesetzt wurde, so sind die Details auf der Übersichtsseite für Studierende nicht zu sehen.

Nur der Moodle Nutzer, welcher das Zoom Meeting in Moodle angelegt hat, kann dieses später auch starten! Dies ist eine lizenztechnische Beschränkung von Zoom. Für den Fall dass Ihre Meetings nicht vom selben Moodle Nutzer angelegt und gestartet werden sollen, nutzen Sie bitte einen der folgenden beiden Mechanismen (Abb. 13).

Mit der Einstellung Alternative Veranstalter/innen (Abb. 13) können Sie weiteren Moodle Nutzern im Zoom Meeting die Berechtigung erteilen, das Meeting zu starten und im Meeting selbst als Veranstalter zu agieren. Alternative Veranstalter/innen können aus einer vorgegebenen Liste von Moodle Nutzern ausgewählt werden, die

1. im Moodle Kurs eingeschrieben sind,
2. und eine der Kursrollen verantwortlicher Dozent, begleitender Dozent, Sekretär, Kommunikator haben oder Dozentenrechte im Aktivitätskontext zugeteilt bekommen haben
3. sowie bereits auch einen Zoom Account haben.

Sie können so viele alternative Veranstalter/innen ernennen wie nötig. Sie selbst werden weiterhin als Veranstalter im Meeting hinterlegt und auf der Übersichtsseite der Zoom Meeting Aktivität für die Teilnehmer auch als Veranstalter angezeigt.

Mit der Einstellung Meeting planen für (Abb. 13) können Sie ein Zoom Meeting im Namen eines anderen Moodle Nutzers erstellen. Dieser andere Nutzer wird dann als Veranstalter im Meeting hinterlegt und auf der Übersichtsseite der Zoom Meeting Aktivität für die Teilnehmer auch als Veranstalter angezeigt. Das Meeting wird dann auch mit der Zoom Lizenz des anderen Moodle Nutzers durchgeführt werden. Das Endergebnis ist dasselbe wie wenn der andere Moodle Nutzer das Meeting selbst erstellt hätte.

Wenn Sie die Zoom Meeting Aktivität im Kurs anklicken (Abb. 14), kommen Sie auf die Überblicksseite der Zoom Meeting Aktivität (Abb. 15). Auf dieser Seite sind alle Informationen und Fakten zum Meeting in mehreren Tabellen zusammengefasst. Als Veranstalter (oder alternativer Veranstalter) des Meetings können Sie das Meeting mit Klick auf den Meeting starten Button starten (Abb. 15).

Studierende sehen auf der Überblicksseite eine leicht reduzierte Menge an Informationen und können das Meeting, sobald es vom Veranstalter (oder alternativen Veranstalter) gestartet wurde, mit Klick auf den Dem Meeting beitreten Button betreten (Abb. 16).

Mit Klick auf den Button öffnet sich ein neues Browser Tab, in dem die Zoom Website geladen wird und von wo der Zoom Client gestartet wird (Abb. 17). Falls auf Ihrem Endgerät der Zoom Client noch nicht installiert ist, wird Ihnen an dieser Stelle die Installation des Zoom Clients angeboten. Nötigenfalls können Sie an dieser Stelle auch das Zoom Meeting im Browser starten, was wir jedoch nicht empfehlen.

Sie haben an dieser Stelle das Zoom Meeting erfolgreich geplant und betreten.

Für die eigentliche Arbeit im Zoom Meeting verweisen wir auf unsere weiteren Anleitungen:

• Zoom: Best Practices zur Durchführung von Meetings
• Zoom: Meetings aufzeichnen
• Zoom: FAQ