Bewerbung und Zulassung (APP)
Das Projekt nähert sich seinem Abschluss. Wir haben den überwiegenden Teil der Fachverfahren im Bereich Bewerbung und Zulassung auf das neue Campusportal umgestellt. Auch die Bewerbungen, die über uni-assist erfolgen, werden nun vollständig in das neue Campusportal importiert. Dies sollte dem APP-Team Raum geben, um Vorschläge zum Umgang mit den anstehenden Herausforderungen (z.B. sinkende Zahlen an Studieninteressierten und Bewerber*innen) technisch und prozessual zu unterstützen.
Studierendenmanagement (STU)
Nach der erfolgreichen Umstellung auf das neue Campusportal ist unsere Arbeit nicht weniger geworden. Hinweise und Fehlermeldungen der Studierenden haben uns gezeigt, dass einzelne Prozesse noch anzupassen waren. Wir werden das Betriebskonzept und die technische Dokumentation in den kommenden Monaten konsolidieren. Darüber hinaus wollen wir die Studierendenakte auf eine neue Dokumentenmamagement-Software umstellen, damit die Studierenden die Möglichkeit haben, Bescheinigungen direkt digital im Campusportal anzufordern und abzurufen.
Umzug des Prüfungs- und Lehrveranstaltungsmanagement in das neue Campusportal (EXA)
Wir arbeiten intensiv an der Vorbereitung dieses Projekts (Beginn: Januar 2025, Umstellung: Herbst 2028). Der Vertrag mit der HIS eG ist geschlossen. Wir haben begonnen, das zusätzlich erforderliche Personal zu rekrutieren. Das EXA-Kompetenzteam, bestehend aus Studiengangskoordinator*innen aus allen Fakultäten, hat mit der Aufbereitung der Prozesse im Lehrveranstaltungsmanagement begonnen. Dies findet in enger Abstimmung mit dem Studiensekretariat statt, welches in den kommenden Wochen sukzessive die Prozesse im Prüfungsmanagement erheben wird.
Forschungs- und Doktorandenmanagement (RES, DOC)
Die Konfigurationsarbeiten für das Forschungs- und Doktorandenmanagement sind sehr umfangreich und werden fortgesetzt. Wir arbeiten nach wie vor an der Migration der in den Promotionssekretariaten vorhandenen Daten in das Campusportal. Wir bereiten die Testumgebung und die Testphasen für das Forschungs- und das Doktorandenmanagement im neuen Campusportal vor. Wir haben uns nach sorgfältiger Abwägung der Vor- und Nachteile entschieden, den Termin für die Produktivsetzung des ersten Meilensteins "Projekt" nach Mitte 2025 zu verschieben. Dies hat den Vorteil, dass wir von Beginn an für uns wichtige prozessunterstützende Funktionen im Forschungsmanagement nutzen können, die die HIS eG mit dem Release 2024.12 erst Ende des Jahres zur Verfügung stellen wird.
Business Intelligence (BI)
Im Wintersemester 2024/2025 werden wir erstmals die Studierenden- und die Doktorandenstatistik im neuen Campusportal erstellen. Im Anschluss daran wollen wir die Bereitstellung der Studierenden- und Prüfungsstatistiken im SAP-Berichtsportal beenden und diese Auswertungen künftig im Campusportal anbieten. Die Arbeitskreise, die wir für die Definition der Berichtsanforderungen in den Bereichen Doktoranden, Forschung, Studierende und Prüfungen gebildet haben, haben ihre Arbeit aufgenommen.
Infrastruktur (System, Schnittstellen)
Wir haben die HISinOne-Systemlandschaft auf eine eine neue Virtualisierungsinfrastruktur umgezogen und die Systemlandschaft insgesamt optimiert. Die Umstellung verlief nicht ganz reibungsfrei. Einige von Ihnen werden eine Verzögerung der Antwortzeiten des Systems beobachtet haben. Dieses sowie weitere Probleme konnten wir nach intensiver Fehlersuche gemeinsam mit der HIS eG lösen. Wir arbeiten intensiv an der Migration der Studierendenakte in das neue Dokumentenmanagementsystem, um den Service für die Studierenden im Campusportal weiter zu verbessern.