Unser jüngstes Projekt (EXA4UUlm) zur Umstellung unseres Prüfungs- und Lehrveranstaltungsmanagement in das neue Campusportal hatte einen erfolgreichen Start. In unserer Informationsveranstaltung im Februar haben wir das Projekt universitätsintern vorgestellt. Diejenigen, die den Termin verpasst haben, können sich hier nachträglich informieren. Ende März hat das Projektteam bereits mit der Vorbereitung der Migration der Prüfungsdaten aus dem Altsystem begonnen. Ein wichtiger Meilenstein sind in den kommenden Monaten mehrtägige Workshops zur Abrundung der fachlichen Planung. Auf dieser Grundlage kann das Team im Herbst mit der Konfiguration der Soll-Prozesse im neuen System beginnen.
Ein großes Arbeitspaket des ersten Quartals war für alle Teams die Vorbereitung des Versionswechsel der Software HISinOne auf das neueste Release. Wir danken allen Key-User*innen, die sich an der Funktionsprüfung beteiligt und in der Testumgebung geprüft haben, dass die vom System unterstützten Prozesse auch mit der neuen Version funktionieren. Für den Versionswechsel war wieder eine Portalsperre Anfang April erforderlich. Damit konnten wir gewährleisten, dass keine Daten verloren gehen, wenn wir die Datenbank aufgrund eines unerwarteten Fehlers auf einen älteren Zustand zurücksetzen müssen. Wir bedanken uns nochmals bei allen Nutzer*innen des System für ihr Verständnis. Wir bedauern die Unannehmlichkeiten, die vereinzelt dadurch entstanden sind.
Das Projektteam zum Aufbau der Business Intelligence im neuen Campusportal meldet weitere Erfolge: im Januar hat es erstmalig die amtliche Prüfungsstatistik im neuen Campusportal mit HISinOne erstellt. Zudem nutzen seit Beginn des Jahres die Stabsstelle QBR und das Finanzcontrolling stichtagsbasierte Kennzahlabfragen zu Studierenden. Zug um Zug sollen in den kommenden Monaten Auswertungsmöglichkeiten für weitere definierte Nutzergruppen (beispielsweise Studienkommissionen) und Sachgebiete bereitgestellt werden.
Die vollständige Ablösung der Studierendenstatistiken aus dem SAP-Berichtsportal durch die HISinOne BI musste jedoch verschoben werden, da sich die notwendige datenschutzrechtliche Absicherung sowie die Besetzung einer zusätzlichen Projektstelle speziell für das akademische Controlling verzögert haben.
Die Teams Bewerbung und Studienplatzvergabe und Infrastruktur arbeiten gemeinsam intensiv an einer Systemoptimierung sowie an der Verbesserung der Koordination, Kommunikation und Abstimmung untereinander und mit den Zulassungs- und Prüfungsausschüssen der Fakultäten sowie den Studiengangkoordinator*innen.
Die Arbeiten zur Produktivsetzung des Antrags auf Annahme als Doktorandin oder Doktorand (Doktorandenmanagement) und zur Produktivsetzung des Meilensteins "Projekte" (Forschungsmanagement) im Campusportal sind leider nicht so rasch vorangekommen wie geplant. Eine erste Teilproduktivsetzung ist frühestens im Herbst 2025 möglich. Gemeinsam mit dem CIO, dem Präsidium und dem Lenkungsausschuss erarbeiten wir Pläne, um diesen Termin halten zu können.
Wir bedanken uns für Ihr Interesse am Projekt und wünschen einen erfolgreichen Start in das neue Semester.